MENERAPKAN PROSEDUR
PENCATATAN
SURAT / DOKUMEN
1. Pengertian
Surat Masuk dan Surat Keluar
Surat masuk adalah surat-surat yang
diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari
suatu organisasi. Sedangkan surat keluar adalah surat-surat yang
dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak
lain, baik perseorangan maupun kelompok.
Surat sebagian besar berbentuk
lembaran kertas. Ada yang lembarannya tipis, sedang maupun tebal. Di dalam
surat terkandung berbagai macam informasi sesuai dengan kepentingan
masing-masing. Contoh surat dinas (surat yang dikirimkan oleh kantor
pemerintah) adalah surat tugas, surat keputusan, dan surat rekomendasi. Contoh
surat niaga (surat dagang) adalah surat penawaran dan surat pesanan. Semuanya
dapat digolongkan ke dalam surat-surat penting. Bahkan ada yang sifatnya vital,
yang tidak boleh hilang untuk seumur hidup karena apabila hilang akan mengalami
kesulitan. Misalnya, ijazah, akta, dan surat tanah. Oleh sebab itu, supaya
surat-surat tersebut tidak hilang/rusak, maka sangat diperlukan adanya tata
cara yang baik dan sistematis yang mengatur tentang surat-surat tersebut
sehingga baik fisik maupun informasi suatu surat dapat diselamtkan dan
mempunyai manfaat bagi semuanya.
Setiap kantor dalam setiap harinya
akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada 1 surat, 2 surat, puluhan
surat, bahkan ratusan surat. Setiap kantor tentu saja berbeda jumlah suratnya.
Semakin besar kantor tersebut, maka semakin banyak surat yang harus ditangani
setiap harinya. Dapat dibanyangkan apabila suatu kantor setiap harinya
menangani surat dalam jumlah ratusan, misalnya 1 hari 500 surat, berarti dalam
1 minggu kurang lebih 2.500 surat yang ditangani, dalam sebulan kurang lebih
10.000 surat, dan 1 tahun bisa mencapai sekitar 1.200.000 surat. Jumlah yang
banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan
banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan.
Kerugian-kerugian
tersebut antara lain:
1.
Surat
dan informasinya bisa hilang;
2.
Kantor
menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata;
3.
Surat
sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun dengan teratur.
Sementara itu,
manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya penanganan surat yang baik antara
lain:
1.
Surat
akan tercatat dengan baik;
2.
Prosedur
penanganan surat jelas;
3.
Surat
akan tersimpan baik sehingga mudah untuk ditemukan;
4.
Rahasia
akan terjaga.
2. Pola
Kegiatan Administrasi
Dalam penyelanggaraan kegiatan
administrasi, ada dua pola yang digunakan, yaitu:
a. Pola
Sentralisasi
Pola
ini merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat, yaitu ada
unit tata usaha atau sekretariat dalam kantor yang bertugas menangani
administrasi seluruh bagian yang ada di kantor tersebut, termasuk menangani
surat keluar atau surat masuk. Unit ini mempunyai beberapa pekerja yang
bertugas untuk menangani satu bidang pekerjaan (juru), seperti juru terima
surat, juru catat, dan juru simpan. Pola ini lebih banyak dipakai pada lembaga
pemerintahan atau BUMN. Namun, tidak menutup kemungkinan ada beberapa lembaga
swasta yang menggunakan pola ini.
b. Pola
Desentralisasi
Pola
ini mempunyai ciri, kegiatan administrasi dilakukan di setiap bagian dari unit
yang ada pada kantor. Artinya tidak ada unit tata usaha atau sekretariat di
lingkungan kantor ini. Semua kegiatan administrasi dilakuka oleh seorang
sekretaris atau dibantu oleh beberapa orang administrasi kantor pada unit
masing-masing. Pola ini banyak dianut oleh perusahaan swasta, karena lebih
efisien dan lebih cepat dalam penanganan administrasinya.
3. Sistem
Pengurus Surat
Pengurus surat
(surat masuk dan surat keluar) dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu
sebagai berikut.
1.
Sistem
Buku Agenda (sistem tradisional).
2.
Sistem
Kartu Kendali (sistem pola baru modern).
3.
Sistem
Takah (tata naskah) digunakan di lingkungan TNI.
Di
Indonesia, sistem buku agenda dan sistem kartu kendali banyak digunakan oleh suatu instansi atau
perusahaan, ada yang menggunakan sistem buku agenda dan ada yang menggunakan
kartu kendali. Namun, memang yang paling banyak digunakan adalah sistem buku
agenda, kalau pun ada yang menggunakan sistem kartu kendali itu pun terbatas di
lingkungan kantor pemerintahan tertentu saja yang biasanya volume surat
menyuratnya sangat tinggi. Sistem buku agenda sudah ada sejak zaman
pemerintahan Hindia belanda sebagai pengganti dari sistem Kaulbach yang telah digunakan sebelumnya. Sementara itu, sistem
kartu kendali baru tercipta sejak tahun 1971 yang diciptakan oleh ARNAS (Arsip
Nasional) yang sekarang dikenal dengan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia)
bekerja sama dengan LAN (Lembaga Administrasi Negara). Sistem ini diciptakan
untuk mengatasi kekurangan yang ada di sistem buku agenda, dimana pada sistem
buku agenda pencatatan hanya bisa dilakukan oleh satu orang saja. Hal ini
tentunya akan memakan waktu yang lama dalam pencatatannya apabila dalam satu
hari suatu kantor harus mencatat surat dalam jumlah yang sangat banyak yang
jumlahnya mencapai ratusan bahkan bisa ribuan. Namun jika menggunakan sistem
kartu kendali hal ini bisa dilakukan oleh beberapa orang sekaligus, sehingga
dapat mempercepat dalam penanganan surat, dan pelayanan kepada masyarakat pun
akan semakin cepat.
4. Pengurusan
Surat Masuk Sistem Buku Agenda
Prosedur
pengurusan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut.
a. Penerimaan
Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh
mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan
suratnya dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima
sampai penyimpanan arsip. Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu
kantor, maka apabila ada surat yang masuk, baik yang diantar oleh petugas pos
maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat. Tugas
penerima surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk, meneliti ketepatan
alamat dan menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan
sampai ada surat yang salah alamat. Jika alamat tidak tepat, maka surat itu
harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka
surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian
administrasi.
b. Penyortiran
Surat
Setelah
surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat
yang dituju. Jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi,
maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila
surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi,
maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.
c. Pencatatan
Surat
Pencatatan
dilakukan dengan menggunakan agenda. Ada beberapa macam buku agenda yang dapat
digunakan untuk melakukan pencatatan surat, yaitu buku agenda surat masuk, buku
agenda verbal (surat keluar), dan buku agenda berpasangan.
1) Buku
agenda surat masuk
Buku
ini digunakan untuk mencatat semua surat masuk yang diterima.
Contoh:
|
No.
|
Tanggal
Terima
|
Terima
Dari
|
Tanggal
& No. Surat
|
Perihal
|
Lampiran
|
Diteruskan
Kepada
|
Keterangan
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2) Buku
agenda verbal (surat keluar)
Buku ini
digunakan untuk mencatat semua surat yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak
lain.
Contoh:
|
No.
|
Nomor
Surat
|
Tanggal
Surat
|
Dikirim
Kepada
|
Perihal
|
Lampiran
|
Keterangan
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3) Buku
agenda berpasangan
Buku ini
digunakan untuk mencatat semua surat yang masuk maupun surat keluar yang
digabungkan menjadi satu.
Contoh:
|
No
|
Tanggal
Terima/Kirim
|
Tanggal
& No. Surat
|
M/K
|
Dari/Kepada
|
Perihal
|
Lampiran
|
Keterangan
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Stempel Agenda
Contoh:
Tanggal
Diterima : 5 Januari 2009
No. Agenda : 2
Tanggal
Diteruskan : 5 Januari 2009
Tanda Tangan : (diisi dengan tanda tangan
agendaris)
d. Pengarahan
Surat
Pengarahan
surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan
dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena
pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut.
Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan
siapa yang harus memproses surat tersebut.
Lembar
disposisi adalah lembar isian untuk mencatat isntruksi dari pimpinan berkaitan
dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang
yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindak lanjuti surat yang dimaksud akan
menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.
Contoh:
Format Lembar Disposisi
|
DISPOSISI
Indeks :
Rahasia :
Penting :
Biasa :
|
|
Kode
: Tanggal
Penyelesaian :
|
|
Tgl/No. :
Asal :
Isi
Ringkas :
|
|
Instruksi:
Diteruskan Kepada :
1.
2.
3.
|
|
Sesudah
digunakan harap segera kembali :
Kepada :
Tanggal :
|
Keterangan
:
Baris
1, 2, 3, dan 5 diisi oleh sekretaris
Baris
4 diisi oleh pimpinan
e. Penyampaian
Surat
Jika
pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi, maka surat tersebut
berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang ang ditunjuk oleh pimpinan
yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika orang yang dimaksud tersebut lebih
dari satu, sebaiknya suarat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang
ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan
kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti
penerimaan di buku ekspedisi intern.
Buku
ekspedisi ada dua macam, yaitu:
1) Buku ekspedisi intern adalah buku yang
digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman distribusi surat yang
disampaikan di dalam lingkngan organisasi/perusahaan sendiri.
2) Buku ekspedisi ektern adalah buku yang
digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak
lain di luar organisasi/perusahaan.
Contoh:
Format Buku Ekspedisi
|
No.
|
Tanggal Kirim
|
Tanggal & No. Surat
|
Perihal
|
Ditujukan Kepada
|
Nama Penerima
|
Tanda Tangan
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
f. Penyimpanan
Surat
Jika
surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian
tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu,
sepeti sistem abjad, sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem
nomor.
5. Pengurusan
Surat Masuk Sistem Kartu Kendali
Sistem
ini disebut dengan sistem pola baru. Sistem ini dikembangkan sejak tahun 1972,
sebagai hasil penelitian yang diciptakan Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI) bekerja sama dengan Lembaga Administrasi Negara (LAN). Sistem ini banyak
diterapkan di instansi pemerintahan yang volume kegiatan persuratannya sangat
banyak.
Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan,
penyampaian, dan penyimpanan surat, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan
kembali dengan mudah.
Fungsi
kartu kendali adalah sebagai berikut.
·
Sebagai
alat pengendali surat masuk dan keluar.
·
Sebagai
alat pelacak surat.
·
Sebagai
arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses.
·
Sebagai
pengganti buku agenda dan ekspedisi.
Adapun
keuntungannya menggunakan kartu kendali adalah sebagai berikut.
·
Lebih
efisien.
·
Dapat
membedakan sifat surat (penting, biasa, dan rahasia) karena lembarannya
berbeda.
·
Menghilangkan
pencatatan yang berulang.
·
Mudah
melacak lokasi surat yang sedang diproses.
·
Memudahkan
penyusunan arsip.
·
Memudahkan
inventarisasi dan penilaian arsip.
Perlu
pula diperhatikan, bahwa yang dicatat dalam kartu kendali tersebut hanya surat
masuk atau surat keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat
yang sifatnya biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Begitu pula
dengan surat rahasia dicatat menggunakan lembar pengantar surat rahasia oleh petugas
yang telah ditunjuk oleh pimpinan kantor.
Kategori
surat penting adalah sebagai berikut.
·
Jika
surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi
yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat
lainnya.
·
Surat
tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
·
Informasi
yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga
kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan
kesulitan.
Kategori
surat biasa adalah sebagai berikut.
·
Kalau
surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi
instansi yang bersangkutan.
·
Surat
tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
·
Informasi
yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.
Jika petugas
penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa, maka
dinyatakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian.
Kategori
surat rahasia adalah sebagai berikut.
·
Surat
bersampul lebih dari satu sampul surat.
·
Pada
sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.
6. Prosedur
Pengurusan Surat Masuk Penting Sistem Kartu Kendali
a. Penerimaan
surat
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau
peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui
satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol
dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan
kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya
ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua
kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu
mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.
Tugas
penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.
1.
Menerima
surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta
membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
2.
Menyortir
surat msuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain
surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat
rahasia.
3.
Menyerahkan
surat tersebut ke pencatat surat.
4.
Menerima
surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.
b. Pencatatan
surat
Surat yang
diterima oleh pencatat dinilai tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau
rahasia.
Tugas pencatat
surat adalah sebagai berikut:
1) Mencatat surat penting menggunakan
kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia
menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
2) Menyatukan kartu kendali dengan surat
menggunakan paper clip dan meneruskan
ke pengarah surat.
Contoh
kormat kartu kendali
|
Indeks – Subyek
|
Kode :
|
Tanggal
:
No Urut
:
M/K
:
|
|
|
Perihal :
|
|||
|
Isi Ringkas :
|
|||
|
Lampiran
:
|
|||
|
Dari :
|
Kepada
|
||
|
Tanggal
:
No Surat :
|
|||
|
Pengolah
:
|
Paraf :
|
||
|
Catatan :
|
|
||
Kartu
kendali berukuran 10 cm x 15 cm, biasanya dicetak menggunakan carbon copy dengan warna yang berbeda
(putih, kuning, merah)
Kolom
kartu kendali
-
Indeks
Diisi indeks surat
-
Kode
Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
-
Tanggal
Diisi tanggal terima surat
-
No urut
Diisi nomor surat
sesuai dengan urutan kartu kendali surat
masuk
-
M / K
Diisi apakah surat
masuk atau surat
keluar
-
Perihal
Diisi hal surat
-
Isi ringkasan
Diisi ringkasan surat
-
Lampiran
Lampiran surat
-
Dari
Alamat pengirim surat
kalau merupakan surat
masuk
-
Kepada
Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
-
Tanggal surat
Diisi tanggal surat
-
No surat
Diisi nomor surat
-
Pengolah
Diisi unit pengolah
-
Paraf
Diisi paraf pengolah surat
-
Catatan
c. Pengarahan
atau pengendalian surat
Petugas
pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan.
Tugas
pengarah surat anatara lain sebagai berikut:
1) Menerima surat yang telah dilampiri
tiga lembar kartu kendali.
2) Menentukan arah surat, kepada siapa
atau unit manan surat diteruskan.
3) Mengisi kolom indeks, kode dan
pengolah kartu kendali.
4) Mengambil kartu kendali 1 (putih) dan
disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai pengendali surat dan
setelah satu tahun dijilid.
5) Meneruskan kartu kendali 2 dan 3
kepada unit pengolah.
d. Penyampaian
surat ke unit pengolah
Unit
Pengolah tediri dari bagian-bagian berikut.
1)
Tata
Usaha unit pengolah
Tugasnya:
a) Menerima surat kartu kendali 2 dan 3
serta memarafnya.
b) Mengembalikan kartu kendali 2 kepada
pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip, kartu kendali 3 melekap
pada surat.
c) Membuat dua lembar disposisi, kemudian
melampirkan surat berikut lembar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada
unit pengolah.
d) Menerima kembali surat, kartu kendali
3 dan lembar disposisi 1 dan 2 yang diisi oleh pimpinan unit pengolah
e) Menyimpan kartu kendali 3 dan
meneruskan surat berikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai
instruksi yang ada di disposisi
f)
Menerima
surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika surat tersebut sudah
selesai diproses, untuk kemudian disimpan beberapa lama. Jika surat tersebut
sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat berikut kartu kendali 3
diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2, sebagai
bukti bahwa surat disimpan di unit kerasipan oleh penata arsip.
2)
Pimpinan
unit pengolah
Tugasnya :
a) Menerima surat, kartu kendali 3, dan
lembar disposisi 1 dan 2 dari tata usaha unit pengolah.
b) Mengisi lembar disposisi untuk
menindaklanjuti surat masuk.
c) Menyerahkan kembali surat, kartu
kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 kepada tata usaha unit pengolah.
3)
Pelaksana
Tugasnya:
a)
Menerima
surat berikut lembar disposisi 1 pimpinan dari tata usaha unit pengolah.
b)
Melaksanakan
instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi
c)
Menyerahkan
surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit pengolah jika surat sudah
selesai diproses/ditindaklanjuti.
e. Penyimpanan
atau penataan arsip
Tugas penatas
arsip:
1)
Menerima
kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di
kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.
2)
Menerima
surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali
2 dengan kartu kendali 3.
3)
Menyimpan
surat dengan menggunakan sistem tertentu.
7. Prosedur
Pengurusan Surat Masuk Biasa
Pengurusan
surat masuk biasa menggunakan lembar lembar pengantar suarat biasa. Surat biasa
tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah tetapi bisa menunggu 21
atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan
dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar
surat biasa. Karena sifatnya biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan
cujup disimpan di unit pengolah saja. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di
unit pengolah.
Contoh lembar
pengantar surat biasa
|
LEMBAR
PENGANTAR SURAT BIASA
|
||||
|
Unit
:
Tanggal : Waktu
Penyampaian :
|
||||
|
No. Urut
|
Asal Surat
|
Tanggal/Nomor
|
Isi Ringkas
|
Keterangan
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Jumlah
:
|
Tanggal
:
Pukul :
|
|||
|
Diterima
:
|
||||
Langkah-langkah
pengurusan surat masuk biasa adalah:
a.
Surat-surat
masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar
pengantar surat biasa rangkap 2.
b.
Setelah
dicatat, maka surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar
pengantarnya.
c.
Unit
pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1
dikembalikan kepada pencatat
8. Prosedur
Pengurusan Surat Masuk Rahasia
Dalam
menangani surat masuk rahasia hanya pimpinan yang boleh membaca surat,
penyampaian surat kepada pimpinan dalam
keadaan tertutup atau masih besampul.
Contoh lembar
pengantar surat biasa
|
LEMBAR
PENGANTAR SURAT RAHASIA
|
||||
|
Unit
:
Tanggal : Waktu
Penyampaian :
|
||||
|
No. Urut
|
Asal Surat
|
Tanggal/Nomor
|
Isi Ringkas
|
Keterangan
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Jumlah
:
|
Tanggal
: Pukul :
|
|||
|
Diterima
:
|
||||
Langkah-langkah
pengurusan surat masuk rahasia adalah:
a.
Surat
rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.
b.
Pencatat
mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap
2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.
c.
Pengarah
surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan mneruskan kepada pimpinan
pengolah.
d.
Pimpinan
unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
e.
Pimpinan
unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar 1
dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada pengarah arsip.
9. Pengurusan
Surat Keluar sistem Buku Agenda
Buku
Agenda Keluar adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua surat keluar yang
dibuat dan dikirimkan kepada pihak lain.
|
BUKU AGENDA SURAT KELUAR
|
|||||||
|
No.
|
No. Surat
|
Tgl. Surat
|
Dikirim Kepada
|
Perihal/Isi Ringkas
|
Lampiran
|
Kode Arsip
|
Keterangan
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Prosedur pengurusan surat
keluar sistem buku agenda
a.
Membuat
konsep surat keluar
Pembuatan konsep surat dapat dilakukan
secara sentralisasi (dipusatkan pada unit tertentu yang menangi kegiatan
administrasi persuratan) atau desentralisasi (dibuat oleh masing-masing unit).
Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh atasan/pimpinan atau orang yang ditunjuk
(konseptor).
b.
Memberikan
persetujuan pada konsep surat
Jika surat dibuat oleh konseptor, maka
konsep tersebut harus mendapat persetujuan dari pimpinan.
c.
Mencatat
surat
Konsep yang sudah mendapatkan
persetujuan pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda keluar untuk
diregistrasi dan didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat.
d.
Mengetik
konsep surat keluar
Konsep surat yang sudah diberi nomor
surat selanjutnya diserahkan kepada juru tik untuk diketik rapi.
e.
Memeriksa
hasil pengetikan konsep surat
Juru tik dan konseptor harus memeriksa
hasil pengetikan surat sebelum diprint atau dicetak.
f.
Menadatangani
surat
Pejabat berwenang menandatangani
surat.
g.
Membubuhkan
cap dinas
Surat yang sudah ditandatangani oeleh
penanggung jawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel.
h.
Melipat
surat
Surat yang asli dikirim ke alamat yang
dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat. Tembusannya
atau lembar 2 disimpan sebagai arsip.
i.
Memasukan
surat ke dalam sampul surat
Gunakan kop surat juga untuk sampul
surat, cantumkan nomor surat, jika sampul tidak menggunakan kop surat harus
dibubuhkan cap dinas.
j.
Mengirim
surat
Dapat dilakukan dengan melalui:
-
Kurir
-
Pos
-
Perusahaan
jasa pengiriman
-
E-mail
Format Buku Ekspedisi
|
No.
|
Tanggal Kirim
|
Tanggal & No. Surat
|
Perihal
|
Ditujukan Kepada
|
Nama Penerima
|
Tanda Tangan
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
k.
Menyimpan
surat
Surat yang asli dikirim kepada alamat
penerima, sedangkan tembusan atau lembar ke 2 disimpan sebagai arsip
menggunakan sistem penyimpanan tertentu.
10. Prosedur
Pengurusan Surat Keluar Penting Sistem Kartu Kendali
Surat penting keluar dapat dicatat di
unit kearsipan juga dapat dilakukan oleh
unit pengolah asalkan kartu kendali
lembar I dan kartu kendali lembar II diserahkan ke unit kearsipan,
maksudnya unit kearsipan selalu mengetahui apa yang sedang dan telah diproses
di unit pengolah.
Langkah-langkah pengurusan surat keluar penting sistem
kartu kendali adalah sebagai berikut:
1) Unit
pengolah
Tugas tata usaha unit pengolah:
-
Mengisi
kartu kendali rangkap 3
-
Kartu
kendali lembar III di tinggal di tata usaha unit pengolah
-
Kartu
kendali putih dan kuning atau lembar I dan II beserta surat asli dan tembusan
di serahkan ke pencatat (unit kearsipan)
2) Pencatat
Tugas pencatat adalah :
-
Meneliti
kelengkapan surat dan pengisian kartu kendali.
-
Memberi
stempel instansi pada surat, serta menyiapkan sampul/amplopnya, dan di teruskan
ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya.
-
Kartu
kendali lembar 1
di sampaikan ke pengarah untuk disimpan dan berfungsi sebagai kartu control.
-
Tembusan
surat dicap tanggal pengiriman surat beserta kartu kendali lembar ke 2 yang telah di paraf dan di kembalikan
ke unit pengolah supaya diketahui bahwa suratnya telah diterima oleh pencatat.
-
Kartu
kendali lembar 2
tadi akhirnya di serahkan ke pinata arsip untuk disimpan ke pengganti surat.
3) Pengarah
Tugas pengarah adalah:
-
Menerima
surat dan mengisi kartu kendali pada bagian indeks dan kode.
-
Menyimpan
kartu kendali dan meneruskan surat asli, tindakan. Kartu kendali 2 dan 3 di teruskan ke petugas pengirim surat
4) Pengirim
Pengirim
tugasnya:
-
Menerima
surat asli dan tindasannya disertai
kartu kendali 2 dan
3
-
Memberi
cap pada surat asli dan tindasan
-
Melipat
surat asli kemudian di masukkan kedalam amplop, tindasan dan kartu kendali 2diteruskan kepada penata arsip
5) Penata
Penata,
tugasnya menerima
kartu kendali yang sudah diparaf oleh unit pengolah (kartu kendali 2), kartu kendali 3 di simpan. Dan kartu kendali 2 diserahkan kepada unit pengolah.
Bagan Prosedur Pengurusan Surat Keluar Penting
11. Prosedur
Pengurusan Surat Keluar Biasa sistem Kartu Kendali
Untuk memproses surat keluar yang bersifat biasa atau rutin
hampir sama dengan surat biasa.
1) Tugas unit pengolah :
-
Mencatat
surat dengan meggunakan lembar pengantar rangkap 2.
-
Kemudian
diteruskan kepada pencatat surat.
2) Pencatat tugasnya :
-
Menerima
surat yang dilampiri lembar pengantar.
-
Diberi
tindasan dan lembar pengantar 1
dikembalikan kepada pencatat.
-
Lembar
pengantar 1,disimpan sebagai bukti bahwa
surat telah disanpaikan.
-
Memasukan
surat asli ke dalam amplop,disampaikan kepada bagian expedisi untuk
dikirimkan sesuai dengan
alamat yang dituju.
Bagan Prosedur Pengurusan Surat Biasa
12. Pengurusan
Surat Keluar Rahasia sistem Kartu Kendali
Untuk
memproses surat keluar rahasia, perlu
lembar pengantar dua lembarPengantar
Surat Rahasia. Caranya, yaitu sebagai berikut :
1) Surat rahasia tidak diketik oleh petugas TU atau sekretaris, tetapi dibuat dan diketik oleh pihak
yang bersangkutan, kemudian diberi cap dan nomor oleh unit pengolah.
2) Disampul dan disertai 2 lembar
pengantar surat rahasia untuk diteruskan kepada bagian pengirim surat.
3) Petugas pengirim surat memberi paraf,
lembar pengatar 1 diserahkan kepada unit
pengolah untuk disatukan dengan tindasan. Sedangakan lembar pengantar 2
disimpan di bagian pengirim surat.
Bagan Prosedur Pengurusan Surat
Rahasia
13. Mengelola Surat Yang Penting Dan Harus Diterima Pada
Hari Yang Sama
Ada berbagai
macam surat yang diterima dalam suatu kantor, seperti surat pribadi, surat
niaga, atau surat rahasia. Jika sebuah surat harus dibalas atau ditindaklanjuti
pada hari yang sama, maka surat tersebut dikategorikan sebagai sebagai surat
penting. Ketika Anda menerima beberapa surat penting pada hari yang sama,
identifikasilah surat-surat tersebut beerdasarkan pengirim surat, tujuan surat,
dan perihal surat. Kemudian buatlah prioritas penangan surat-surat tersebut dan
berilah tanda khusus/kode pada surat tersebut.
Langkah-langkah
penangan surat penting adalah sebagai berikut:
1) Penerimaan surat
Ketika surat penting diterima dalam jumlah yang banyak
pada hari yang sama, maka surat disusun sedemikian rupa sehingga nama dan
alamat yang tercantum mudah dibaca dan diteliti dengan cepat. Selanjutnya surat
dipisah-pisahkan menurut jenisnya, agar terdapat surat penting dapat segera
diketahui oleh pimpinan.
Jenis
surat dapat dipisahkan menjadi tiga kelompok, yaitu:
a. Surat
bisnis
-
Surat yang dikelompokkan penting, misalnya surat dari
cabang, pelanggan, para relasi, mitra kerja, biro perjalanan, dan pemasok.
-
Surat kelompok utama adalh surat-surat beerharga,
surat kontrak/perjanjian jual beli surat-surat bersampul berjendela. Untuk
surat-surat seperti ini berilah tanda (*) di belakang alamat. Apabila alamat
tidak lengkap, berilah tanda silang (x) pada sampul kiri bawah. Hal ini untuk
mempermudah susunan surat yang akan disampaikan kepada pimpinan.
b. Surat-surat
pribadi
Untuk mengelola surat-surat pribadi, petugas penerima
surat perlu mempunyai cara tersendiri. Apabila jumlah yang diterima cukup
banyak, surat diseleksi, kecuali surat sangat penting dengan kode kilat khusus
harus segera disampaikan kepada yang berkepentingan. Jika surat berharga,
seperti surat-surat dari bank, deposito, surat-surat pribadi untuk pimpinan,
jangan sekali-kali dibuka terlebih dahulu. Setelah ada pesan dari pimpinan
untuk dibuka, maka barulah dibuka yang kemudian diserahkan kepada pimpinan.
c. Surat-surat iklan
Surat-surat iklan (advertensi) diterima dalam bentuk
sampul yang beraneka ragam, baik mengenai ukuran, bentuk, warna maupun
jenisnya. Petugas peerlu sekali selektif jangan sampai terbawa arus oleh iklan.
Jenis surat ini biasanya disampaikan kepada pimpinan dalam bentuk terbuka.
2) Pembukaan surat
Setelah meneliti surat yang masuk, selanjutnya membuka
surat-surat tersebut satu per satu. Untuk menghindari agar surat tidak robek,
ketika sampul surat dibuka dengan alat pembuka, sebaiknya surat diketok-keto
atas meja supaya lembar surat turun ke bawah. Kemudian surat dikeluarkan dari
sampulnya. Petugas harus memeriksa dengan teliti, ada tau tidak lampiran yang
menyertai surat tersebut. Bila ada lampiran, gabungkan dengan suratnya dengan
menggunakan penjepit kertas (klip). Kalau ada lampiran yang hilang, sebaiknya
petugas mencatat pada surat tersebut waktu itu juga. Kemudian cocokanlah alamat
surat dengan alamat yang tertera pada sampul, maupun alamat pengirim untuk
digabungkan dengan surat. Selanjutnya diperiksa lagi apakah surat bertanggal
atau tidak. Jika surat tidak bertanggal, cantumkan tanggal yang tertera pada stempel
pos di atas surat itu. Dengan demikian, tanggal cap pos dianggap sebagai
tanggal surat. Setelah itu, petugas member stempel agenda pada setiap surat
yang diterima di bagian yang kosong. Setelah diberi stempel agenda, kemudian
semua surat yang diterima itu dicatat ke dalam buku agenda surat masuk.
3) Penyortiran surat
Setelah
surat dibuka, selanjutnya surat dibaca satu pr satu agar dapat dipisahkan
menurut penerimanya, yaitu:
a. surat
untuk pimpinan;
b. surat
untuk bagian yang lain di kantor;
c. surat-surat
yang memerlukan perhatian sekretaris;
d. surat-surat
lainnya.
Hal
yang perlu diperhatikan oleh petugas ketika membaca surat, yaitu:
1) Ada
tidaknya hubungan surat yang dibaca dengan surat sebelumnya yang tersimpan
dalam arsip, dan komentar pimpinan mengenai surat tersebut.
2) Perlu/tidaknya
penyampaian surat yang dibaca kepada orang lain atau bagian lain di kantor.
Kalau memang perlu, sampaikan segera surat itu kepada pihak yang bersangkutan.
3) Ada/tidaknya
lampiran surat yang dibaca. Jika lampiran hilang, masukkanlah surat itu ke
dalam golongan surat-surat yang memerlukan perhatian sekretaris, dan harus
diberitahukan kepada pengirim surat yang bersangkutan bahwa lampiran tidak ada.
4) Ada/tidaknya
tulisan tentang barang yang dikirim pada isi surat. Jika ada hendaknya membuat
catatan khusus untuk barang yang dikirim yang diharapkan.
Berikut
adalah bentuk catatan tersebut:
|
Nama Pengirim
|
Tanggal Surat
|
Macam Barang
|
Tanggal Pengiriman
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5) Jika
isi surat menyebutkan adanya pertemuan dan batas waktu balasan surat,
laporan-laporan juga hal-hal lain, perlu dicatat oleh sekretaris. Hal yang
perlu dicatat antara lain tanggal, waktu dan tempat pertemuan, untuk
mengingatkan pimpinan mengenai hal ini.
4) Pembagian surat
a. Surat-surat
untuk pimpinan
Surat-surat untuk pimpinan harus segera disampaikan.
Usahakan agar surat sudah berada di atas meja pimpinan sebelum pimpinan dating
ke kantor. Jika ini tidak mungkin dilakukan, surat itu dapat diserahkan segera
setelah ia tiba di kantor. Masukan surat ke dalam map dan susunlah menurut
kepentingannya, yang paling penting letakan paling atas dan yang kurang penting
di bawah. Jika pimpinan Anda sedang melaksanakan tugas perjalanan dinas atau
sedang cuti tanggung jawab Anda lebih besar.
Ha-hal
yang harus Anda laksanakan harus sesuai dengan petunjuk berikut:
1) Persiapkan
segala sesuatunya yang berhubungan dengan surat. Jika suatu waktu pimpinan Anda
menelepon ke kantor untuk menanyakan keadaan kantor, Anda dapat dengan segera
memberikan keterangan yang diperlukan pimpinan.
2) Apabila
pimpinan Anda tidak menelepon ke kantor, teleponlah atau kirimkan surat melalui
jasa pengiriman surat. Hal ini berlaku kalau ada sesuatu hal yang sangat
penting dan mendesak
3) Jika
sedang melaksanakan tugas di luar kantor, kirimkan kepadanya salinan surat yang
memerlukan perhatiannya.
4) Kalau
sedang berlibur, simpanlah surat ke dalam map. Pisahkan mana yang perlu
ditelaah ddan mana yang berupa laporan dan sebagainya.
b. Surat-surat
untuk orang/bagian lain di kantor
Masing-masing kantor mempunyai sistem tersendiri dalam
penyampaian surat antarbagian. Gunakanlah buku ekpedisi intern untuk memudahkan
pengawasan.
c. surat-surat
yang memerlukan perhatian sekretaris
Seandainya
pimpinan sedang melaksanakan tugas di luar kantor, jika ada surat penting yang
diterima segera dibahas, maka tugas sekretarislah untuk mengolah surat
tersebut. Khususnya untuk membalas surat yang bertujuan memberitahuakan bahwa
suratnya sudah diterima.
DAFTAR PUSTAKA
Depatemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1990. Kamus
Besar Bahasa Indonesia. Jakarta,
Penerbit Balai Pustaka.
Basir Barthos. 1997. Manajemen Kerasipan. Jakarta: Penerbit Bumi Aksara
Hadi Abu Bakar. 1996. Pola Kearsipan Modern: System Kartu Kendali. Jakarta: Jambatan Ika Widiyanti,
2014. Administrasi Perkantoran.Jakarta:
Yudistira
Komaruddin. 1993 Manajemen Kantor (Teori dan Praktek). Bandung: Trigenda Karya.
Moekijat. 2008 Administrasi
Perkantoran. Bandung: VV Mandar Maju.
Susanto, s. 2001 Administrasi
Kantor Manajemen dan Aplikasi. Jakarta: Djambatan.
Sri Endang R, Sri Mulyani, Suyetty. 2010. Modul Memahami Prinsip-prinsip Administrasi Penyelenggaraan Administrasi
Perkantoran. Jakarta: Erlangga
Sri Endang R, Sri Mulyani, Suyetty. 2009. Modul
Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar (mail Handling). Jakarta: Erlangga
The Liang Gie. 2007 Administrasi Perkantoran Modern, Edisi keempat. Yogjakarta:
Liberty.
Widyatmini dan aperaningrum
Izzati. 1991 Pengantar Organisasi dan Metode. Jakarta:
Universitas Gunadarma.
Winardi. 1992. Manajemen
Perkantoran
system dan Prosedur. Bandung:
Tarsito.
bagus
BalasHapus