JABATAN DAN TUGAS ADMINISTRATOR

MENGANALISIS JABATAN, TUGAS, DAN URAIAN PEKERJAAN

PADA KEGIATAN ADMINISTRASI

1.    Pengertian Jabatan

Jabatan atau occuption adalah kedudukan pegawai yang ada dalam struktur organisasi dan mempunyai kemampuan pengetahuan, keterampilan dan sikap yang bertanggung jawab dengan fungsi yang spesifik

2.    Jenis Jabatan

a.    Kepala Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur Kantor

Pimpinan kantor adalah orang yang membantu dan bertangggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja, dan perlengkapan kerja kantor sesuai kebutuhan.

b.    Manajerial

Bagian manajerial adalah orang yang memimpin dalam pelaksanaan pekerjaan dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing, actuating, controlling, decission making).  Jabatan manajerial adalah jabatan yang memiliki bawahan. Contohya manajer membawahi para staf dan non staf/pelaksana.

c.    Staf atau Pembantu Ahli

Jabatan ini merupakan para tenaga ahli yang cakap dan mampu dalam bidangnya. Tugasnya membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor. Contohnya staf simpan-pinjam, staf akuntan, dan staf pemasaran.

d.    Kepala Personalia atau HRD (Human Resource Development)

Orang yang memiliki jabatan ini bekerja di bagian khusus kepegawaian. Tugasnya menentukan tenaga kerja yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Selain itu, HRD juga mengatur/mengoordinasikan hak-hak pegawai, seperti jatah cuti pegawai, santunan kesehatan, dan lain-lain.

e.    Kepala Tata Usaha/Kepala Administrasi

Kepala tata usaha adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang herus dijalankan oelh kantor serta memberikan pelayanan teknis dan administrasi kepada semua unit di bidang ketatausahaan yang meliputi perencanaan, pelaporan, kepegawaian, keuangan rumah tangga, keprotokoleran, perlengkapan,  dan peralatan kantor.

3.    Pengertian Analisis Jabatan

             Analisis jabatan (Job analysis) dapat diartikan sebagai suatu aktivitas mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo,2002:127).

Jumlah orang yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan sama dengan jumlah waktu untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan dibagi dengan waktu yang diberikan kepada satu orang. Analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi, dan mengorganisasikan jabatan/pekerjaan, dimana hasilnya meliputi uraian jabatan (job description) dan syarat jabatan (job specification).

             Menurut Dessler (2006) analisis pekerjaan merupakan prosedur yang dilalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya, Analisis pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar tentang pekerjaan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut.

             Langkah pertama dalam analisis jabatan dimulai dengan mengkaji organisasi secara keseluruhan dan kesesuaian tiap jabatan yang ada dalam organisasi. Lankah kedua adalah menentukan bagaimana informasi dalam organisasi dianalisis, jabatan akan digunakan, atau menentukan tujuan spesifik dari analisis jabatan. Langkah ketiga adalah pemilihan penggunaan teknik-teknik analisis jabatan. Teknik-teknik ini digunakan untuk mengumpulkan data tentang karakteristik jabatan, perilaku yang disyaratkan, karakteristik yang perlu dimiliki pekerja untuk menjalankan pekerjaan. Informasi yang diperoleh tadi kemudian untuk menyusun uraian jabatan. Langkah selanjutnya adalah menyiapkan spesifikasi jabatan. Artinya, pengetahuan dan data yang dikumpulkan dalam langkah-langkah yang telah dilakukan sebelumnya, digunakan sebagai dasar untuk merencanakan dan menjalankan kegiatan-kegiatan manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) lainnya. Kegiatan menajemen SDM ini meliputi aktivitas-aktivitas seperti rekruitmen, seleksi, pelatiahan, penilaian kinerja, kompensasi gaji pegawai, promosi, pemindahan pegawai atau penempatan pegawai.

             Selain itu, hasil analisis jabatan juga berguna untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan hal-hal berikut.

a.    Deskripsi pekerjaan (job description), yaitu suatu daftar yang menggambarkan bagaimana tugas pekerjaan, wewenang, dan tanggung jawab yang diperlukan untuk suatu pekerjaan tertentu. Dalam deskripsi pekerjaan juga dicantumkan nama jabatan, kode jabatan, tanggal pembuatan, nama penyusun, nama departemen, lokasi, hubungan lini (hubungan dengan atasan langsung), kondisi kerja, dan waktu kerja.

b.    Spesifikasi pekerjaan (job specification), yaitu suatu daftar yang berisi tentang pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan serta karakteristik lain yang harus dimiliki seseorang terkait dengan posisinya pada jabatan tertentu. Dalam spesifikasi jabatan, hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain fisik (tinggi, berat, dan wajah), mental, pengalaman kerja, umur, jenis kelamin, dan status perkawinan.

c.    Desain pekerjaan (job design), yaitu suatu proses rancangan pekerjaan dengan penetuan tugas-tugas dan metode serta bagaimana hubungan pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lain yang masih berada dalam naungan perusahaan.

4.    Tujuan Analisis Jabatan

             Analisis jabatan penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan tenaga kerja. Ada beberapa manfaat yang diperoleh dengan mengadakan analisis pekerjaan, yang juga merupakan tujuan dari dilakukannya analisis jabatan.

Adapun tujuan analisis jabatan yaitu:

1)    Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat.

2)    Memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja.

3)    Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif.

Disebutkan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Analisis Jabatan Di lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah pada BAB II Pasal 3, bahwa tujuan analisis jabatan untuk penyusunan kebijakan program-program seperti:

a.    Pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketalaksanaan.

b.    Perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan; dan

c.    Evaluasi kebijakan program pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketalaksanaan dan perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan.

5.    Fungsi Analisis Jabatan

             Analisis jabatan, di samping menghasilkan uraian dan spesifikasi jabatan, juga memiliki fungsi lain, yaitu :

1)    Pengadaan tenaga kerja :

Spesifikasi jabatan merupakan standart personilia yang digunakan sebagai pembanding para calon tenaga kerja. Isi spesifikasi jabatan akan memberikan dasar pembentukan prosedur seleksi nantinya.

2)    Pelatihan :

Isi uraian tugas dan pekerjaan dapat digunakan sebagai dasar untuk smengambil keputusan, khususnya dalam hal program pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia.

3)    Evaluasi kinerja:

Persyaratan-persyaratan dan uraian jabatan dapat dinilai sebagai dasar untuk menentukan nilai pegawai dalam pemberian kompensasi yang layak.

4)    Penilaian prestasi :

Untuk menentukan apakah pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik maka deskripsi jabatan akan sangat membantu untuk pemilihan sasaran pekerjaan.

5)    Promosi dan transfer pegawai :

6)    Informasi dan data pegawai akan membantu proses pengambilan keputusan sebagai dasar program promosi dan transfer pegawai.

6.    Metode Analisis Jabatan

                        Ada empat metode yang digunakan dalam proses analisis jabatan untuk pengumpulan data terhadap suatu jabatan, antara lain sebagai berikut.

1)      Kuesioner/daftar pertanyaan, yaitu pengumpulan data yang menggunakan daftar pertanyaan yang sudah disusun sebelumnya, kemudian disebarkan kepada pegawai untuk diisi.

2)      Pengamatan (observation), yaitu pengumpulan data dengan cara mengamati langsung di tempat, Hasil pengamatan tersebut langsung di catat untuk diolah menjadi informasi untuk jabatan tersebut,

3)      Wawancara (interview), yaitu pengumpualn data dengan mengajukan pertanyaan yang disiapkan sebelumnya dan mencatat jawabannya untuk diolah informasi yang diperlukan,

4)      Menulis laporan pekerjaan secara singkat.

DAFTAR PUSTAKA

Depatemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1990.  Kamus Besar Bahasa Indonesia.  Jakarta, Penerbit Balai Pustaka.

Basir Barthos. 1997. Manajemen Kerasipan. Jakarta: Penerbit Bumi Aksara

Hadi Abu Bakar. 1996. Pola Kearsipan Modern: System Kartu Kendali.  Jakarta: Jambatan Ika Widiyanti, 2014. Administrasi Perkantoran.Jakarta: Yudistira

Komaruddin. 1993  Manajemen Kantor (Teori dan Praktek).  Bandung: Trigenda Karya.

Moekijat. 2008 Administrasi Perkantoran. Bandung: VV Mandar Maju.

Susanto, s. 2001 Administrasi Kantor Manajemen dan Aplikasi.  Jakarta: Djambatan.

Sri Endang R, Sri Mulyani, Suyetty. 2010. Modul Memahami Prinsip-prinsip Administrasi  Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta:  Erlangga

Sri Endang R, Sri Mulyani, Suyetty. 2009.  Modul Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar (mail Handling). Jakarta:  Erlangga

The Liang Gie. 2007  Administrasi Perkantoran Modern, Edisi keempat. Yogjakarta: Liberty.

Widyatmini dan aperaningrum Izzati. 1991  Pengantar Organisasi dan Metode. Jakarta: Universitas Gunadarma.

Winardi. 1992. Manajemen Perkantoran system dan Prosedur. Bandung: Tarsito.