1Pengertian
Administrasi
Kata
administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Ad dan Ministrare. Ad artinya intensif dan Ministrare artinya melayani, membantu,
atau memenuhi. Dalam bahasa Inggris, administrasi disebut “administration” yang berarti tata usaha. Sedangkan menurut Kamus
Besar Bahasa Indonesia (KBBI), administrasi adalah usaha dan kegiatan yang
meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan
organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan
untuk mencapai tujuan; kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan
pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha.
Dalam
arti sempit, administrasi adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan
informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak
yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara
keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata
usaha. Sedangkan dalam arti luas, administrasi adalah kegiatan kerja sama yang
dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah
ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada
untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
Berdasarkan
beberapa pengertian administrasi di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi
merupakan segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan
oleh dua orang atau lebih dalam kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Unsur-Unsur
Administrasi
Menurut
The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, administrasi
merupakan suatu kebulatan proses penyelenggaraan yang mengandung delapan unsur
administrasi, yaitu pengorganisasian, manajemen, tata hubungan, kepegawaian,
keuangan, perbekalan, tata usaha, dan perwakilan. Kedelapan unsur tersebut
saling berkaitan dan membentuk satu kesatuan yang tidak terpisahkan dalam
menunjang seluruh proses kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk
mencapai suatu tujuan tertentu. Untuk lebih jelasnya simak uraian dari unsur
administrasi berikut.
a.
Pengorganisasian
Pengorganisasian
merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi
wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan
yang telah ditentukan.
b.
Manajemen
Manajemen
merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengerahkan
segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan
benar-benar tercapai.
c.
Tata
Hubungan
Tata
hubungan merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu
pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama.
d.
Kepegawaian
Kepegawaian
merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang
diperlukan dalam usaha kerja sama.
e.
Keuangan
Keuangan
merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha
kerja sama.
f.
Perbekalan
Perbekalan
merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar,
memelihara sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak
diperlukan dalam usaha kerja sama.
g.
Tata
Usaha
Tata
usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan
dalam usaha kerja sama.
h.
Perwakilan
Perwakilan
merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh
dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.
3. Fungsi
Administrasi
Menurut Quible
(2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran, yaitu
fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi
manajerial.
Untuk lebih jelasnya simak uraian
berikut.
a. Fungsi
Rutin
Fungsi
rutin, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup
pengarsipan dan penggandaan.
b. Fungsi
Teknis
Fungsi
teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan
keterampilan perkantoran yang memadai.
c. Fungsi
Analisis
Fungsi
analisis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan
kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian
barang.
d. Fungsi
Interpersonal
Fungsi
interpersonal, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan
analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang
berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasikan tim.
e. Fungsi
Manajerial
Fungsi
manajerial, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan,
pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian.
- Jenis Administrasi
Dalam perkembangannya, sistem
administrasi ini terbagi menjadi beberapa bagian yang disesuaikan dengan materi
yang dijadikan pokok kajian. Beberapa jenis administrasi tersebut antara lain:
a. Administrasi Publik
Dalam administrasi publik pokok
kajian yang dibahas adalah tiga elemen utama dalam sebuah negara. Ketiga elemen
tersebut yaitu lembaga legislatif, eksekutif serta yudikatif. Dalam kajiannya,
administrasi publik mengaitkan ketiga elemen utama negara tersebut dengan
beberapa peraturan dan kebijakan yang berhubungan dengan publik, tujuan negara
serta etika yang menjadi acuan penyelenggara negara.
Awal mula kemunculan konsep
administrasi publik ini adalah gagasan dari sebuah essai yang dibuat oleh
Woodrow Wilson yang judulnya Intoduction
To Study Administration. Dalam pelaksanaannya, administrasi publik ini akan
selalu berhubungan dengan birokrasi, temasuk pada peraturan dan pelaksana
peraturan tersebut.
b. Administrasi Pembangunan
Merupakan sistem administrasi
yang dibuat untuk melakukan pengendalian usaha oleh pemerintah. Tujuannya
adalah untuk meralisasikan pertumbuhan yang sudah direncanakan pada suatu kondisi
yang lebih baik serta maju pada beberapa aspek.
Sistem administrasi pembangunan
ini mulai muncul pasca perang dunia II. Dimana pada masa itu, semua negara di
dunia membutuhkan sebuah sistem untuk bisa menciptakan pembangunan negara
mereka, setelah berakhirnya perang yang melibatkan hampir semua negara yang ada
di dunia.
Namun beberapa ahli
berpendapat, bahwa adanya Rencana Marshall dari Amerika, merupakan salah satu
motivasi utama terciptanya konsep administrasi pembangunan ini. Marshal Plan ini merupakan sebuah
program dari negara yang memenangkan peperangan untuk membantu negara yang
hancur dan mengalami kekalahan pada masa perang dunia II tersebut.
c. Administrasi Lingkungan
Merupakan sebuah rangkaian
kegiatan yang dilaksanaka pemerintah dan masyarakat yang tujuannya untuk
mewujudkan wawasan lingkungan serta tanpa mengesampingkan kualitas manusia dan
lingkungan.
- Jenis Kerja Administrasi
Pengertian administrasi
meliputi jenis -jenis kerjanya secara riil maksudnya hasil kerjanya bisa di
lihat dan bisa pakai untuk menentukan kebijaksanaan organisasi. Berikut ini
merupakan jenis-jenis kerja administrasi yang mungkin sudah Anda kuasai, antara
lain :
a. Akuntansi / Keuangan
Salah satu kerja administrasi
adalah pembukuan atau lebih populer disebut akuntansi. Pengertian kerja
akuntansi adalah kegiatan pencatatan transaksi keuangan, dan pemasukan
perusahaan. Setiap institusi pemerintah, perusahaan maupun organisasi non
profit harus menyelenggarakan kegiatan akutansi.
Fungsi akutansi adalah guna
mengetahui keadaan keuangan perusahaan apakah surplus atau defisit. Sangat
riskan kalau sebuah organisasi tanpa ada laporan keuangan, apalagi organisasi
profit, bisa-bisa terjadi penyalahgunaan uang.
Akutansi merupakan disiplin
ilmu yang mempelajari bagaimana cara menyusun keuangan yang benar. Ilmu
akutansi dipelajari sebagai bagian dari ilmu ekonomi keuangan, dan ilmu
akutansi menjadi pelajaran wajib di fakultas ekonomi.
Orang yang memiliki keahlian
dibidang akutansi dan sudah lulus dari pendidikan profesi akutansi disebut akuntan.
Ilmu akutansi dasar bisa dipelajari di luar pendidikan formal, banyak lembaga
pendidikan non formal yang menawarkan pendidikan kilat akutansi dasar kepada
masyarakat umum.
b. Laporan Penjualan
Laporan penjualan merupakan
salah satu tugas administrasi pada bagian pemasaran. Laporan penjualan
dilakukan secara berkala, seperti seminggu sekali, atau sebulan sekali. Laporan
ini diserahkan kepada manager pemasaran. Laporan dibuat bertujuan untuk
mengetahui seberapa banyak barang dijual ke pasaran. Ini sangat berkaitan
dengan jumlah stok barang maupun rencana pemasaran.
c. Inventori
Salah satu jenis kerja
administrasi adalah inventori, devisi ini yang bertanggungjawab membuat laporan
stock barang yang tersedia di gudang maupun yang sedang di pasarkan. Inventori harus
mengerti bagaimana mengatur sirkulasi produk kapan disimpan dan kapan yang
dikeluarkan.
Jadi setiap barang yang keluar
dan barang masuk harus dicatat dalam buku. Pada akhir bulan, inventoris harus
menghitung ulang sisa stock yang ada di gudang dan kemudian dibuat laporannya.
Itulah gambaran bagaimana kerja inventoris yang bertanggung jawab mengelola
stock produk di gudang.
d. Rekam Medis
Rekam medis merupakan salah
satu kegiatan administrasi yang ruang lingkupnya berada di rumah sakit, maupun
klenik kesehatan. Melakukan kerja rekam medis tak sembarang orang bisa
mengerjakan, hanya tenaga ahli yang memiliki sertifikasi medis dan pengetahuan
dibidang rekam medis.
Fungsi rekam medis adalah
mencatat riwayat penyakit pasien kedalam sebuah lembar laporan, selain mencatat
riwayat pengobatan pasien untuk rawat inap maupun rawat jalan. Tujuan rekam
medis adalah sebagai pertimbangan untuk tindakan medis, menentukan cara
pengobatan dan masih banyak lagi. Yang berhak membaca rekam medis adalah
dokter, dan perawat. Rekam medis merupakan standar baku administrasi rumah
sakit, dokter praktek maupun klinik pengobatan.
DAFTAR PUSTAKA
Depatemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1990. Kamus
Besar Bahasa Indonesia. Jakarta,
Penerbit Balai Pustaka.
Basir Barthos. 1997. Manajemen Kerasipan. Jakarta: Penerbit Bumi Aksara
Hadi Abu Bakar. 1996. Pola Kearsipan Modern: System Kartu Kendali. Jakarta: Jambatan Ika Widiyanti,
2014. Administrasi Perkantoran.Jakarta:
Yudistira
Komaruddin. 1993 Manajemen Kantor (Teori dan Praktek). Bandung: Trigenda Karya.
Moekijat. 2008 Administrasi
Perkantoran. Bandung: VV Mandar Maju.
Susanto, s. 2001 Administrasi
Kantor Manajemen dan Aplikasi. Jakarta: Djambatan.
Sri Endang R, Sri Mulyani, Suyetty. 2010. Modul Memahami Prinsip-prinsip Administrasi Penyelenggaraan Administrasi
Perkantoran. Jakarta: Erlangga
Sri Endang R, Sri Mulyani, Suyetty. 2009. Modul
Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar (mail Handling). Jakarta: Erlangga
The Liang Gie. 2007 Administrasi Perkantoran Modern, Edisi keempat. Yogjakarta:
Liberty.
Widyatmini dan aperaningrum
Izzati. 1991 Pengantar Organisasi dan Metode. Jakarta:
Universitas Gunadarma.
Winardi. 1992. Manajemen
Perkantoran
system dan Prosedur. Bandung:
Tarsito.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar