MEMAHAMI FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
1. Pengertian
Manajemen
Kata manajemen berasal dari bahasa
Perancis kuno ‘menagement’ yang
memiliki arti ‘seni melaksanakan dan mengatur’. Secara etimologis, manajemen
berasal dari kata manage (Inggris), Maneggiare (Italia), dan bersumber dari
perkataan Latin ‘manus’ yang berarti
‘tangan’ dapat juga diartikan sebagai ‘memimpin, membimbing, dan mengatur’.
Berikut
ini adalah pengertian manajemen yang ditemukan oleh para ahli.
·
Ricky W. Griffin dalam bukunya Management, mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses
perencanaan, pengorganisasian, pengoordinasian, dan pengontrolan sumber daya
untuk mencapai sasaran (goals) secara
efektif dan efisien. Efektif berarti tujuan dapat dicapai sesuai dengan
perencanaan, sementara efisien berarti tugas yang ada dilaksanakan secara
benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
·
George R. Terry, Ph.D dalam bukunya Principles of Management menyatakan bahwa manajemen adalah pencapaian
suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya melalui usaha-usaha orang-orang
lain.
·
Harold Koontz dan Cyril O’Donnel dalam bukunya
Principles of Management menyatakan
bahwa manajemen adalah fungsi mencapai sesuatu melalui orang-orang.
·
E. F. L. Brech dalam bukunya Management menyatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dan lebih
khusus adalah suatu proses sosial. Manajemen adalah sesuatu yang dilakukan
orang dalam hubungannya dengan orang-orang lain.
·
Milon Brown dalam bukunya Effective Work Management mengungkapkan bahwa manajemen adalah
penggunaan orang-orang, uang, perlengkapan, bahan-bahan, dan metode-metode yang
efektif untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Dari beberapa
pengertian yang telah dikemukakan di atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah
suatu proses untuk mencapai suatu tujuan yang dilakukan dengan menggerakkan
orang-orang.
2. Administrasi Dan Manajemen
Setelah mengetahui pengertian
administrasi dan manajemen, dapat dilihat bahwa meskipun ada perbedaan,
administrasi dan manajemen mempunyai keterikatan atau hubungan. Namun, ada
beberapa perbedaan pendapat tentang administrasi manajemen. Ada yang meyamakan
keduanya, tetapi ada juga yang menyatakan bahwa administrasi dan manajemen itu
berbeda.
Perbedaan
itu timbul karena adanya cara pandang yang berbeda antara satu orang dengan
yang lainnya. Berikut ini beberapa pendapat terkait dengan hal berikut.
1.
Pendapat
yang menyamakan arti administrasi dan manajemen
a) William
H Newman menyatakan
bahwa apa yang dimaksud dengan administrasi termasuk pula dalam arti manajemen.
b) M.
E. Dimock mendefinisikan
administrasi atau manajemen adalah suatu pendekatan yang terencana terhadap
pemecahan semua macam masalah yang kebanyakan terdapat pada setiap individu
atau kelompok, baik negara maupun swasta.
2.
Pendapat
yang membedakan arti administrasi dan manajemen
a) Dalton
E. Mc. Farland menyatakan
administrasi ditujukan pada penentuan tujuan pokok dan kebijaksanaannya,
sedangkan manajemen ditujukan pada pelaksanaan kegiatan untuk
menyelesaikan/mencapai tujuan dan pelaksanaan kebijaksanaan.
b) Ordway
Tead
Administrasi
adalah suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan.
Organisasi dan manajemen menentukan garis besar suatu kebijaksanaan dan
pemberian pengarahan. Sementara itu, manajemen prosesnya adalah
kegiatan-kegiatan yang dilakukan untuk mewujudkan suatu tujuan dengan mengatur
tindakan-tindakan agar dapat mencapai tujuan.
Untuk lebih jelasnya, perhatikanlah
bagan di bawah ini yang memperlihatkan posisi antara administrasi dan manajemen.
Bagian hubungan antara administrasi,
organisasi (perusahaan), dan manajemen
Gambar
3.1: Hubungan administrasi, organisasi, dan manajemen
Keterangan :
1.
Administrasi
2.
Organisasi
3.
Manajemen
4.
Kepemimpinan
5.
Pengambilan
keputusan
6.
Hubungan
antar manusia
Berdasarkan
gambar tersebut, kita dapat mencermati beberapa hal berikut.
1.
Administrasi
terdiri atas organisasi dan manajemen.
2.
Inti
dari administrasi adalah manajemen karena manajemen merupakan alat
administrasi.
3.
Inti
dari manajemen adalah kepemimpinan karena kepemimpinan merupakan motor dari
semua sumber dan alat-alat yang tersedia bagi suatu organisasi.
4.
Inti
dari kepemimpinan adalah pengambilan keputusan (decision making) karena kepimpinan sangat bergantung pada apa yang
diputuskan oleh pimpinan/manajer.
5.
Inti
dari pengambilan keputusan adalah hubungan antarmanusia (human relations), karena dalam mengambil sesuatu keputusan,
pimpinan harus selalu mempertimbangkan hubungan antarmanusia terutama yang ada
dalam organisasi (pimpinan dengan bawahan, dan sebagainya).
1. Fungsi-Fungsi
Manajemen
Fungsi
manajemen merupakan tugas yang dilaksanakan secara sistematis dan terorganisasi
untuk mencapai tujuan organisasi yang dilakukan oleh manajer pada kegiatan
manajemen. Berikut ini adalah fungsi manajemen yang dikemukakan oleh para ahli.
|
Henry
Fayol
|
Luther
Gullick
|
Lyndall
F. Urwick
|
George
R. Terry
|
Koontz
& Weihrich
|
Stoner
& Freeman
|
Pearce
& Robinson
|
Kreitner
|
|
Planning
Organizing
Coordinating
Commanding Controlling
|
Planning
Organizing Staffing
Directing
Coordinating
Reporting Budgeting
|
Forecasting
Planning Organizing
Coordinating
Commanding Controlling
|
Planning
Organizing
Actuating
Controlling
|
Planning
Organizing Staffing
Leading
Controlling
|
Planning
Organizing
Leading
Controlling
|
Planning
Organizing
Directing
Controlling
|
Planning
Organizing Staffing
Communicating
Motivating Leading Controlling
|
|
POCCC
|
POSDCoRB
|
FPOCCC
|
POAC
|
POSLC
|
POLC
|
PODC
|
POSCMLC
|
1. Planning (Perencanaan)
Planning adalah
proses menentukan apa yang ingin dicapai dan cara mencapainya yang didasarkan
pada metode atau logika tertentu dan rasional.
2. Organizing (Pengorganisasian)
Organizing adalah
proses mengatur dan mengalokasikan tugas, pekerjaan, wewenang, dan peran-peran,
termasuk koordinasi hubungan antarbagian, baik secara vertikal maupun
horizontal dalam suatu struktur yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang
sudah ditentukan.
3. Actuating (Pelaksanaan)
Actuating adalah
usaha menggerakkan anggota kelompok sehingga mereka berkeinginan dan berusaha
untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan
tersebut karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran tersebut.
4. Resourcing (Pengaturan
Sumber Daya)
Resourcing adalah
pengaturan sumber daya dalam memfasilitasi sumber daya yang dibutuhkan untuk
setiap kegiatan pencapaian tujuan organisasi.
5. Communicating (Komunikasi)
Communicating adalah
mengomunikasikan semua informasi berkaitan dengan tugas, fungsi, dan tanggung
jawab kepada semua sumber daya yang ada sehingga mereka mengetahui dan memahami
tugas dan fasilitas yang mereka butuhkan dan miliki untuk mengerjakannya.
6. Leading (Kepemimpinan)
Leading adalah
kegiatan memengaruhi atau menggerakkan perlikau manusia anggota organisasi,
baik secara individu maupun kelompok dan mengarahkan mereka dalam melaksanakan
tugas-tugas agar tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien.
7. Motivating (Pemberian
Motivasi)
Motivating adalah
kegiatan memberikan motivasi, inspirasi, semangat, dan kegairahan kerja atau
mendorong pegawai melalui pemahaman motivasi yang ada pada diri pegawai dan
pemahaman motivasi yang ada di luar diri pegawai untuk membantu mencapai
produktivitas kerja yang optimal.
8. Controlling (Pengawasan)
Controlling adalah
proses pengukuran pelaksanaan kerja atau kinerja aktual, membandingkan hasil
dengan standar organisasi dan tujuan, dan mengambil tindakan korektif jika
dibutuhkan.
9. Coordinating (Koordinasi)
Coordinating adalah salah satu fungsi manajemen untuk
melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan dan kekosongan
kegiatan dengan menghubungkan, menyatukan, dan menyelaraskan pekerjaan bawahan
sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam usaha mencapai tujuan
organisasi.
10. Staffing (Melengkapi
Tenaga Kerja)
Staffing adalah
salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi
sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya, sampai dengan usaha agar
setiap pegawai berdayaguna maskimal kepada perusahaan.
11. Commanding/Directing (Memerintah)
Commanding atau
Directing adalah fungsi manajemen
yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, atau
instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing agar tugas
dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah
ditetapkan semula.
12. Budgeting (Menyusun
Anggaran)
Budgeting adalah
fungsi manajemen berupa pengikhtisaran sistem anggaran keuangan, baik itu
sistem keuangan untuk jangka pendek, menengah, maupun panjang.
13. Reporting (Pelaporan)
Reporting adalah
salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan
atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang berkaitan dengan tugas dan
fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi. Pelaporan dilakukan secara
lisan atau tertulis sehingga penerima laporan dapat memperoleh gambaran tentang
pelaksanaan tugas pegawai yang memberi laporan.
14. Forecasting (Peramalan)
Forecasting merupakan
kegiatan meramalkan, memproyeksikan, atau mengadakan taksiran terhadap berbagai
kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rencana yang lebih pasti dapat
dilakukan.
Guna
melaksanakan manajemen secara efektif dan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan,
diperlukan alat-alat (tools). Tools merupakan syarat suatu usaha untuk
mencapai hasil yang ditetapkan. Tools
dikenal dengan istilah 6M, yang terdiri atas hal-hal berikut ini.
1.
Man (Manusia)
2.
Materials (Bahan-bahan)
3.
Machines (Mesin-mesin)
4.
Methods (Metode-metode)
5.
Money (Uang)
6.
Markets (Pasar)
2. Tujuan
Manajemen
a. Melaksanakan dan mengevaluasi
strategi yang kita pilih secara efektif dan efisien.
b. Mengevaluasi kinerja, meninjau, dan
mengkaji ulang situasi serta melakukan berbagai penyesuaian dan koreksi jika
terdapat penyimpangan di dalam pelaksanaan strategi.
c. Senantiasa memperbaharui strategi
yang kita rumuskan agar sesuai dengan perkembangan lingkungan eksternal.
d. Senantiasa meninjau kembali
kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman peluang yang ada.
e. Senantiasa melakukan inovasi atas
kegiatan sehingga kita hidup kita lebih teratur.
3. Asas-Asas
Manajemen
Asas manajemen adalah penentuan
kebijakan pengorganisasian kegiatan pengelolaan kantor, administrasi
perkantoran, atau pekerjaan kantor. Kantor berkedudukan sebagai sebuah satuan
atau unit dalam suatu organisasi. Segenap kerja ketatausahaan atau pekerjaan
kantor yang dilakukan dalam suatu organisasi harus pula diorganisasi atau
diatur. Dalam hubungannya dengan unit-unit organisasi yang ada di dalam organisasi
secara keseluruhan, pengorganisasian pekerjaan kantor dapat memakai asas-asas
sebagai berikut.
1. Asas
Sentralisasi
Dalam
asas ini, semua pekerjaan kantor dalam perusahaan dibebankan dan dilaksanakan
oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan-satuan
organisasi yang memikul pekerjaan operatif, seperti mengetik, mengelola surat,
dan mengarsip. Pekerjaan-pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh sebuah unit
organisasi yang dapat disebut tata usaha, sekretariat, atau sebutan-sebutan
lainnya. Contohnya dalam hal penyimpanan arsip. Dalam asas sentralisasi, semua
pekerjaan arsip untuk seluruh kantor dipusatkan pada satu divisi kearsipan yang
dibina oleh seorang pemimpin bagian arsip.
Jika organisasi tersebut sangat besar
sehingga banyak unit yang harus dilayani, satuan pelayanan yang dibentuk bisa
lebih dari satu. Beberapa unit pelayanan yang dapat dibentuk, antara lain
bagian surat-menyurat, penerimaan tamu, penggandaan dokumen, perlengkapan
kantor, pelatihan, dan pengembangan tenaga kerja.
Sistem
pekerjaan kantor sebuah perusahaan yang menerapkan asas ini adalah sebagai
berikut.
a.
Penerimaan,
pengiriman surat, penggolongan serta pengendalian, dan penyimpanan surat
dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kearsipan.
b.
Surat
masuk yang diterima oleh unit pengolah harus disampaikan terlebih dahulu kepada
unit kearsipan. Surat masuk baru boleh diterima oleh unit pengolah setelah
dilakukan pencatatan oleh unit kearsipan sesuai dengan tugasnya.
c.
Penggunaan
sarana pencatatannya sudah lebih efisien.
Asas ini akan
berjalan dengan baik dan lancar jika memenuhi kriteria sebagai berikut.
a.
Organisasi
masih kecil dan telah memiliki program manajemen yang mantap.
b.
Adanya
jaminan kerahasiaan informasi, khususnya yang terkait dengan kebijakan.
Seringkali konsep sentralisasi ditolak oleh pengguna karena khawatir
kerahasiaan informasi tidak terjamin, khususnya yang terkait dengan kepegawaian
dan keuangan.
c.
Kondisi
lingkungan gedung tidak tepisah-pisah (saling berdekatan).
Kelebihan dari
asas sentralisasi adalah sebagai berikut.
·
Pengawasan
mudah dilakukan.
·
Prosedur
lebih mudah diseragamkan.
·
Penggunaan
alat dan perabot lebih hemat.
·
Beban
kerja dapat dibagi secara merata.
·
Penggunaan
tenaga kerja dapat diatur lebih luwes.
·
Kemungkinan
hilangnya arsip atau salah menyimpan arsip kecil sekali terjadi karena arsip
dikelola oleh tenaga-tenaga yang telah dipersiapkan untuk tugas pengelolaan
arsip (profesional).
·
Kemungkinan
penyimpanan arsip ganda kecil sekali karena akan segera diketahui apakah arsip
yang bersangkutan merupakan duplikasi atau bukan.
Sementara itu,
kelemahan dari asas sentralisasi adalah sebagai berikut.
·
Tidak
mungkin menampung pekerjaan yang cukup banyak pada waktu yang bersamaan.
Contohnya, pada akhir tahun anggaran ketika berbagai divisi memerlukan
penyelesaian pekerjaan unit yang bersangkutan mengalami keterlambatan.
·
Bagi
perusahaan yang divisi-divisinya tidak berada dalam satu kompleks dan
terpencar-pencar di beberapa tempat, pelaksanaan asas sentralisasi kurang tepat
karena pekerjaan menjadi kurang efektif dan efisien.
·
Petugas
di pusat belum tentu paham dengan permasalahan-permasalahan dan
kebutuhan-kebutuhan unit kerja di divisi lain sehingga pelaksanaan pekerjaan
unit yang bersangkutan akan mengalami hambatan.
2. Asas
Desentralisasi
Dalam
asas ini, tiap-tiap satuan organisasi dalam seluruh perusahaan melakukan semua
kerja perkantoran yang terdapat dalam lingkungan sendiri, di samping
melaksanakan tugas-tugas utamanya. Contohnya, bagian personalia suatu
perusahaan melaksanakan pula pekerjaan-pekerjaan korespondensi, memperbanyak
sendiri warkat-warkat, dan mengurus ruang arsip untuk menyimpan surat-suratnya.
Pimpinan tiap bagian mempunyai arsip mereka sendiri dan tiap bagian mempunyai
arsip sendiri pula.
Kelebihan
penggunaan asas desentralisasi adalah sebagai berikut.
·
Dapat
melayani kebutuhan-kebutuhan khusus bagi unit-unit yang bersangkutan.
·
Penumpukan
pekerjaan dapat dihindari.
·
Dapat
memperlancar pekerjaan pokok bagi instansi yang mempunyai unit-unit tersebut.
Sementara
itu, kelemahan asas desentraslisasi adalah sebagai berikut.
·
Memerlukan
biaya cukup besar karena keperluan alat lebih banyak.
·
Memerlukan
tenaga yang lebih banyak dan biaya yang besar untuk menggaji pegawai.
·
Kemungkinan
terjadinya ketidakseragaman asas dan prosedur, termasuk peralatan, akan semakin
besar.
·
Kemungkinan
banyak dokumen yang ganda.
·
Pengawasan
menjadi kurang.
3. Asas
Dekonsentralisasi (Gabungan)
Asas
sentralisasi dan desentralisasi memliki kelebihan dan kekurangannya
masing-masing. Oleh karena itu, sebuah perusahaan yang besar dapat menerapkan
sistem dekonsentralisasi. Asas ini merupakan gabungan dari sistem sentralisasi
dan desentralisasi. Dalam tahap ini, tiap unit kerja dapat melaksanakan
pengelolaan administrasi kantor sendiri-sendiri, tetapi pengendaliannya
dilakukan secara terpusat.
Dalam
praktiknya, jarang sekali kegiatan perkantoran suatu organisasi dilakukan
secara terpusat sepenuhnya atau terdesentralisasi sepenuhnya. Asas sentralisasi
dan desentralisasi sering dipakai secara bersamaan. Tujuannya untuk memperoleh
manfaat atau keuntungan dari tiap-tiap asas, serta menghindari kelemahan
masing-masing sehingga akan memperoleh kemudahan dan kelancaran dalam
pelaksanaan pekerjaan perkantoran. Dengan kombinasi keduanya, yaitu asas
dekonsentralisasi selain arsip-arsip yang ada pada tiap bagian, terdapat pula
“Kelompok Arsip Sentral” yang memuat semua bahan-bahan yang ada dalam seluruh
organisasi perusahaan secara keseluruhan.
Oleh
karena itu, perusahaan yang besar, dalam arti cukup kompleks pekerjaan kantor
yang dijalankannya, biasanya memerlukan satuan atau unit pelayanan pusat untuk
melaksanakan dan bertanggung jawab mengenai segi-segi ketatausahaan yang
terdapat pada seluruh perusahaan. Sebaliknya, sebagian kegiatan ketatausahaan
yang tidak tepat jika dipusatkan, tetap akan dikerjakan oleh masing-masing
satuan organisasi yang bersangkutan.
Satuan
organisasi yang menangani pekerjaan tata usaha pusat biasanya mempunyai tugas
pokok sebagai berikut.
a)
Melaksanakan
sejumlah aktivitas tertentu yang sebaiknya dipusatkan antara lain:
1)
Melayani
pembuatan barang cetakan, misalnya kartu, formulir, dan blangko,
2)
Pengadaan
dan pembagian perabotan, peralatan, bahan, dan mesin-mesin kantor.
b)
Memberikan
bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kerja perkantoran yang tersebar
di segenap satuan organisasi lainnya.
Satuan
pelayanan pusat dalam bidang perkantoran hendaknya dipimpin oleh orang yang
benar-benar ahli dalam bidang administrasi perkantoran, yang disebut manajer
kantor. Seorang manajer harus mempunyai pengetahuan yang luas mengenai segala
sesuatu tentang administrasi perkantoran, seperti organisasi kantor, perbekalan
kantor, tata hubungan kantor, tata kearsipan, tata ruang kantor, metode kerja
perkantoran, dan pengawasan pekerjaan tata usaha. Hal yang perlu diperhatikan
bagi para manajer kantor adalah perihal tentang seberapa jauh penerapan salah
satu asas pengorganisasian pekerjaan kantor tanpa mengabaikan asas yang lain.
Sifat pekerjaan kantor adalah sifat rutin dan sifat sementara. Sifat ruitn
adalah pekerjaan tersebut selalu dilakukan setiap hari, sedangkan sifat
sementara dilakukan hanya sekali saja jika ada, tetapi dengan jangka waktu yang
lama.
Kelebihan
dari asas dekonsentralisasi ini adalah sebagai berikut.
·
Keseragaman
prosedur dan tata kerja.
·
Proses
kerja lancar karena dokumen berada di unit pengolah.
·
Efisiensi
kerja di unit pengolah karena adanya pemisahan antara arsip aktif dan in aktif.
·
Lebih
mudah dalam pengendalian dan pembinaannya.
·
Pegawai
di unit kerja dapat bertambah.
Sementara
itu, kelemahan asas dekonsentralisasi adalah sebagai berikut,
·
Dapat
diselenggarakan di dua tempat, sehingga peralatan yang digunakan cukup banyak.
·
Kemungkinan
adanya dokumen/arsip ganda sangat besar terjadi.
·
Membutuhkan
tenaga yang lebih banyak.
DAFTAR PUSTAKA
Depatemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1990. Kamus
Besar Bahasa Indonesia. Jakarta,
Penerbit Balai Pustaka.
Basir Barthos. 1997. Manajemen Kerasipan. Jakarta: Penerbit Bumi Aksara
Hadi Abu Bakar. 1996. Pola Kearsipan Modern: System Kartu Kendali. Jakarta: Jambatan Ika Widiyanti,
2014. Administrasi Perkantoran.Jakarta:
Yudistira
Komaruddin. 1993 Manajemen Kantor (Teori dan Praktek). Bandung: Trigenda Karya.
Moekijat. 2008 Administrasi
Perkantoran. Bandung: VV Mandar Maju.
Susanto, s. 2001 Administrasi
Kantor Manajemen dan Aplikasi. Jakarta: Djambatan.
Sri Endang R, Sri Mulyani, Suyetty. 2010. Modul Memahami Prinsip-prinsip Administrasi Penyelenggaraan Administrasi
Perkantoran. Jakarta: Erlangga
Sri Endang R, Sri Mulyani, Suyetty. 2009. Modul
Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar (mail Handling). Jakarta: Erlangga
The Liang Gie. 2007 Administrasi Perkantoran Modern, Edisi keempat. Yogjakarta:
Liberty.
Widyatmini dan aperaningrum
Izzati. 1991 Pengantar Organisasi dan Metode. Jakarta:
Universitas Gunadarma.
Winardi. 1992. Manajemen
Perkantoran
system dan Prosedur. Bandung:
Tarsito.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar