PERSONIL ADMINISTRASI

MENGIDENTIFIKASI

PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI

1.         Pengertian Personil Administrasi

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), pengertian personil adalah pegawai; anak buah; awak. Anda tentu sering mendengar orang mengatakan personil kantor sebagai karyawan, pegawai negeri, pegawai swasta, karyawan tetap, ataupun karyawan honorer.

1.      Pegawai negeri, yaitu pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah.

2.      Pegawai swasta, yaitu pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta / di luar instansi pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut.

3.      Pegawai tetap, yaitu pegawai yang sudah diangkat resmi memiliki status pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta.

4.      Pegawai honorer, yaitu pegawai tidak tetap dan belum memiliki status, gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta.

Dari beberapa pengertian di atas dapat dikatakan bahwa personil administrasi adalah orang-orang atau karyawan / pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi / kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan.

Personil administrasi yang baik dan cakap dalam suatu kantor adalah kunci sukses untuk mencapai keberhasilan. Personil administrasi merupakan aparat organisasi dan alat atau sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi, karena personil administrasi mengelola informasi-informasi yang diperlukan bagi berjalannya kegiatan organisasi. Dengan demikian, sebaiknya seorang personil administrasi atau karyawan kantor harus memiliki kepribadian dan kemampuan kerja di bidang keahliannya.

2.         Macam-Macam Personil Aministrasi

Macam-macam personil administrasi  adalah sebagai berikut.

a.    Administrator atau Petugas Pelaksana Administrasi

Administrator atau petugas pelaksana administrasi adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah diterapkan.

b.    Manajer

Manajer adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakkan orang lain / para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

c.    Staf atau Pembantu Ahli

Staf atau pembantu ahli adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dalam kemampuan bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor.

d.    Worker atau pegawai / pekerja

Worker atau pegawai / pekerja adalah para karyawan yang langsung digerakkan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor sehari-hari.

3.         Tugas dan Tanggung Jawab Personil Administrasi

Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil administrasi akan sangat tergantung pada jenis dan besarnya suatu organisasi / kantor tersebut. Pada suatu organisasi / kantor yang kecil, bisa saja seluruh pekerjaan administrasi dilakukan oleh seorang sekretaris, baik untuk membuat surat keluar, mengetik, maupun mengurus laporan keuangan.

Sebaliknya pada organisasi / kantor yang relatif besar, biasanya pekerjaan pada kantor tersebut dibagi-bagi menjadi beberapa unit tersendiri dengan personil masing-masing yang memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda.

Secara umum ada beberapa tugas dan tanggung jawab personil administrasi , yaitu sebagai berikut.

1.      Kepala kantor / pimpinan kantor / direktur kantor, bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja dan perlengkapan kerja kantor sesuai kebutuhan.

2.      Administrator atau bagian administrasi / tata usaha, bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan surat masuk serta urusan kearsipan dan kepegawaian pada umumnya.

3.      Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk.

4.      Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat keluar.

5.      Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor, juga melayani telepon masuk dan telepon keluar. Personil kantor yang terampil adalah personil yang dapat bekerja sesuai dengan standar / ukuran-ukuran yang telah ditentukan, artinya personil tersebut dapat bekerja sesuai dengan mutu, jumlah dan waktu yang telah ditetapkan.

Dengan demikian apabila karyawan atau personil tersebut dapat bekerja melebihi standar yang telah ditetapkan, berarti dia adalah personil yang amat terampil, sebaliknya apabila personil tersebut bekerja tidak dapat memnuhi standar yang telah ditetapkan, berarti dia adalah personil yang kurang terampil atau belum terampil.

4.         Perangkat Kerja Personil administrasi

Sekarang ini banyak sekali jenis perangkat atau alat peralatan pendukung kerja bagi personil administrasi. Agar para personil administrasi dapat bertugas dengan baik sesuai kebutuhan dan keahliannya, para pimpinan kantor harus memberikan fasilitas yang memadai, sehingga kinerja mereka baik dan dapat dipertanggungjawabkan. Umumnya fasilitas kerja personil administrasi  antara lain meja / kursi kerja, lemari arsip / filing cabinet, alat tulis, kertas tulis, komputer, mesin tik, pesawat telepon, dan lain sebagainya.

Komputer merupakan mesin elektronik yang mampu menyimpan dan mengolah data. Dengan pesatnya perkembangan teknologi komputer, kemampuan komputer sebagai penunjang kerja kantor semakin meningkat dan berbagai macam perangkat lunak pun (program dan aplikasi) sudah tersedia dan mudah didapat.

Sebelumnya, proses memasukan data harus dilakukan secara manual oleh lebih dari satu orang dengan menghabiskan banyak biaya, tenaga, dan pikiran. Kini dengan bantuan komputer cukup dikerjakan oleh satu orang saja dengan waktu yang relatif singkat dan hasilnya bisa sempurna tanpa salah, kecuali bila data yang dimasukkan memang sejak awal sudah salah / keliru. Beberapa kemudahan penggunaan komputer, antara lain sebagai berikut.

1.   Dengan aplikasi pengolah kata (word processor), Anda tidak perlu lagi repot-repot mengetik surat berulang kali dan membuat surat berlapis-lapis untuk dikirimkan kepada beberapa alamat. Dengan komputer cukup membuat satu konsep surat, mengetik alamat yang dituju, kemudian komputer akan menggabungkan (mail merge) data alamat dan konsep surat tersebut secara otomatis.

2.   Dengan piranti lunak lainnya seperti spread sheet (pada program microsoft excel), Anda juga dapat dengan mudah mengerjakan laporan keuangan, membuat neraca perusahaan, menghitung laba-rugi dan lain-lain secara cepat dan rapi.

3.   Begitu juga dengan aplikasi pengolah data (database), Anda dapat mencatat dan mengarsipkan data serta mencari data tanpa harus membolak-balikkan buku agenda atau kartu kendali.

4.   Dengan alat scanner, Anda dapat menyimpan data surat, grafik, gambar, tabel dalam beberapa CD (Compact Disk), Flash Disk atau disket yang sangat menghemat biaya dan ruang penyimpanan, serta jauh lebih awet dibandingkan dengan penyimpanan dalam bentuk kertas.

5.   Dengan Local Area Network, modem, dan internet, beberapa komputer di lokasi yang berjauhan dapat dihubungkan, sehingga Anda dapat saling tukar informasi dan data. Jaringan komputer yang seperti itu sangat berguna untuk sentralisasi data. Misalnya, sebuah komputer di kantor pusat dapat mengirim dan menerima data pekerjaan dari semua kantor cabangnya di seluruh dunia dalam waktu yang relatif singkat dan tentu saja hemat biaya.

6.   Dengan email (electronic mail), Anda dapat mengirim surat kepada relasi dimana pun, tanpa harus membayar biaya pos, melainkan cukup dengan biaya pulsa telepon lokal saja.

7.   Melalui internet, Anda bahkan dapat melakukan transaksi jual-beli dengan menggunakan nomor kartu kredit.

 Sesuai perkembangan teknologi terkini, sekarang telah hadir komputer jinjing (laptop). Sebetulnya fungsi laptop sama saja seperti komputer, tidak ada perbedaan yang mencolok sebagai mesin elektronik yang mampu menyimpan dan mengolah data untuk penunjang pekerjaan kantor, hanya saja keunggulan laptop adalah bisa dibawa kemana-mana, karena bentuknya kecil sebesar tas kerja, sehingga Anda melakukan aktivitas kerja dimana saja, kapan saja sepanjang Anda butuhkan. Ketika membuka laptop Anda langsung bisa melakukan aktivitas kerja, apalagi mesin laptop juga dapat digerakkan hanya dengan baterai.

Lebih jauh lagi, sekarang manusia mulai berangan-angan bahwa suatu saat nanti akan terwujud suatu “Kantor tanpa Kertas” (Paperless Office). Angan-angan tersebut bisa saja terwujud, ketika laptop semakin banyak digunakan oleh hampir seluruh lapisan masyarakat dan segala informasi disampaikan dan saling dipertukarkan hanya dalam bentuk keping data elektronik atau CD (compact disk), sehingga tidak lagi dibutuhkan satu lembar kertas pun di dalam kegiatan perkantoran. Apabila hal tersebut terwujud, sungguh merupakan penghematan biaya, waktu, dan tenaga.

5.         Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor

Untuk mendapatkan karyawan atau personil kantor yang handal, cakap, berdaya guna dan berhasil guna, diperlukan beberapa proses dan tahapan-tahapan antara lain: analisis jabatan, rekrutmen, dan seleksi. Simak uraian berikut.

1)      Analisis Jabatan

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), analisis adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab-musabab, duduk perkaranya). Dengan demikian dapat dikatakan bahwa analisis jabatan (job analysis) adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa harus dilaksanakan.

Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat menduduki jabatan tersebut dengan baik. Dengan demikian analisa jabatan akan memberikan gambaran tentang syarat-syarat yang dibutuhkan bagi setiap karyawan untuk menduduki jabatan tertentu. Dengan arti lain, analisis jabatan merupakan pedoman untuk penerimaan dan penetapan karyawan serta pedoman kegiatan lainnya dalam mutasi, dan syarat lingkungan kerja.

Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job specification), dan evaluasi pekerjaan (job evaluation).

Selain itu, analisa jabatan juga berguna untuk:

-     Perekrutan dan seleksi karyawan

-     Kompensasi gaji karyawan

-     Evaluasi jabatan

-     Penilaian prestasi kerja karyawan

-     Pelatihan (training)

-     Promosi dan pemindahan karyawan

-     Organisasi

-     Memperkaya pekerjaan

-     Penyederhanaan pekerjaan

-     Penempatan karyawan

2)      Rekrutmen

Setelah menetapkan karakteristik atau ciri-ciri personil/karyawan yang dibutuhkan, maka perusahaan akan berusaha untuk mendapatkan personil yang dibutuhkan sesuai dengan kualitas dan kuantitas melalui proses rekrutmen.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), rekrutmen adalah pengerahan, masalah tenaga kerja. Berdasarkan pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa rekrutmen adalah suatu proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah.

a.    Penentuan dasar rekrutmen

Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi pekerjaan harus diuraikan dengan jelas, sehingga pelamar mengetahui kualifikasi apa saja yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan kerja tersebut. Misalnya, tingkat pendidikan, batas usia, jenis kelamin, latar belakang pendidikan, keterampilan, dan kemampuan yang dimiliki. Dengan demikian jika spesifikasi pekerjaan dijadikan dasar penentuan rekrutmen, maka karyawan yang diterima akan sesuai dengan uraian pekerjaan dan jabatannya.

b.   Penentuan sumber-sumber rekrutmen

Sumber perekrutan untuk calon tenaga kerja/karyawan biasanya melalui sumber internal dan sumber eksternal perusahaan. Simak uraian berikut.

1)   Sumber internal

Sumber internal, yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara mutasi atau pemindahan karyawan yang memenuhi spesifikasi ke suatu bagian tertentu yang kosong atau untuk mengisi tugas baru.

Keunggulan sumber internal:

a)    Meningkatkan kinerja dan kedisiplinan karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi.

b)    Loyalitas karyawan menjadi besar/tinggi terhadap perusahaan.

c)    Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu biaya untuk iklan.

d)    Waktu perekrutan relatif singkat.

Kelemahan sumber internal:

a)    Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan.

b)    Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan.

2)   Sumber eksternal

Sumber eskternal, yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja yang diambil dari luar perusahaan, antara lain melalui sebagai berikut.

a)  Pelamar datang sendiri.

b)  Kantor Dinas Tenaga Kerja.

c)  Lembaga-lembaga pendidikan.

d)  Pemuatan iklan/advertising.

e)  Referensi seseorang/rekanan karyawan.

f)   Mengambil dari perusahaan lain.

g)  Nepotisme.

Keunggulan sumber eksternal:

a)  Kewibawaan karyawan yang diterima relatif baik.

b)  Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru.

Kelemahan sumber eksternal:

a)  Kurang ada kesempatan untuk promosi bagi karyawan lama.

b)  Biaya rekrutmen relatif besar karena akan ada biaya iklan dan biaya tahapan seleksi.

c)  Waktu perekrutmen akan lama.

d)  Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui.

c.   Metode-metode rekrutmen

Metode perekrutmen yang dilakukan akan berpengaruh besar terhadap animo pelamar yang melamar pekerjaan. Umumnya metode perekrutan calon karyawan baru adalah melalui metode berikut.

1)   Metode tertutup

Metode tertutup, yaitu pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas, hanya untuk karyawan atau orang-orang tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak, dengan demikian akan sulit memperoleh karyawan yang baik.

2)   Metode terbuka

Metode terbuka, yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media massa. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan banyak lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik dan andal menjadi lebih besar.

d.      Kendala-kendala rekrutmen

Pada umumnya kendala-kendala tersebut, antara lain:

1)  Kebijakan perusahaan. Biasanya menyangkut besar-kecilnya kompensasi gaji dan kesejahteraan yang diharapkan pelamar. Jika kompensasi gaji besar, maka minat pelamar akan tinggi, tetapi jika kompensasi gaji kecil, minat pelamar akan rendah.

2)  Persyaratan jabatan. Semakin banyak persyaratan yang harus dipenuhi pelamar, semakin sedikit minat pelamar. Sebaliknya bila persyaratan sedikit, minat pelamar akan banyak.

3)  Soliditas perusahaan. Besar kecil perusahaan dan soliditasnya, akan memengaruhi besar kecilnya minat pelamar.

4)  Metode pelaksanaan rekrutmen. Sistem terbuka atau tertutup dalam melaksanakan rekrutmen, akan memengaruhi besar kecilnya minat pelamar.

5)  Kondisi pasar tenaga kerja. Tinggi rendahnya tingkat penawaran tenaga kerja, akan memengaruhi besar kecilnya minat pelamar.

6)  Kondisi lingkungan eksternal. Kondisi perekonomian baik dan pesaing banyak, maka pelamar akan sedikit, tetapi jika tingkat pertumbuhan ekonomi rendah, maka pelamar akan banyak.

 3)   Seleksi

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), seleksi adalah pemilihan (untuk mendapatkan yang terbaik); metode prosedur yang dipakai oleh bagian personalia ketika memilih orang untuk mengisi lowongan pekerjaan. Pengertian lainnya, seleksi adalah suatu proses ketika calon karyawan dibagi menjadi dua bagian, yaitu yang diterima dan yang ditolak (Dale Yoder). Sedangkan menurut Malayu Hasibuan, dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia, seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan.

Dengan demikian, seleksi adalah tahapan kegiatan suatu perusahaan dalam rangka mendapatkan karyawan yang qualified (berkualitas), sehingga pembinaan, pengembangan, dan pengaturan karyawan menjadi lebih baik.

Dalam melaksanakan tahapan seleksi harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut.

·      Seleksi harus efisien dan efektif.

·      Seleksi harus memperhatikan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku.

·      Petugas seleksi harus cerdas dan jujur.

·      Pengertian “orang yang tepat pada tempat yang tepat” harus diperhatikan dan diartikan secara dinamis.

a.      Proses seleksi

Penyaringan pelamar

                                     Tes

                           Wawancara awal

 

           Evaluasi latar belakang dan referensi

 

                     Wawancara mendalam

                        Test Kesehatan/fisik

                     Pengambilan keputusan

b.     Langkah-langkah seleksi

Agar diperoleh tenaga kerja sesuai dengan yang diharapkan, pelaksanaan seleksi harus berpedoman pada kualifikasi dasar. Adapun langkah-langkah seleksi personil administrasi  yaitu sebagai berikut.

1)     Seleksi administratif

Seleksi administratif, yaitu seleksi persyaratan administratif sesuai dengan kebutuhan. Biasanya dilihat dari kebenaran informasi surat lamaran, biodata/daftar riwayat hidup, fotokopi ijazah/STTB, fotokopi surat keterangan dari instansi kepolisian, fotokopi KTP/SIM, pasfoto, referensi, dan lampiran-lampiran lainnya.

2)     Penarikan tenaga kerja

Perusahaan harus mencari tenaga kerja dengan kualifikasi yang sesuai dengan keinginan perusahaan. Perusahaan harus selalu memonitor bursa tenaga kerja. Hal ini untuk mengetahui penawaran dan permintaan tenaga kerja yang dibutuhkan. Sering kali terjadi perusahaan tidak memperoleh tenaga kerja yang diinginkan padahal jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan cukup besar tersedia di bursa tenaga kerja.

3)     Klasifikasi jabatan

Klasifikasi jabatan merupakan dasar seleksi untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan untuk memegang suatu jabatan tertentu.

4)     Tes dan Wawancara

a)   Tes

Tes merupakan bentuk seleksi lebih lanjut bila calon karyawan tersebut telah memenuhi persyaratan administratif. Tujuan diadakan tes adalah untuk mengetahui tingkat kepandaian, kecakapan dan kepribadian pelamar/calon karyawan.

Test dapat digolongkan beberapa macam, yaitu sebagai berikut,

·      Tes individu, yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara perorangan, biasa dilakukan dengan praktik.

·      Tes kelompok, yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara bersama, biasa dilakukan dengan praktik atau tertulis.

·      Tes intelegensi, yaitu tes untuk mengetahui tingkat kecerdasan.

·      Tes minat (interest test), yaitu tes untuk mengetahui kepribadian pelamar.

·      Tes bakat (aptitude test), yaitu tes untuk mengukur bakat pelamar.

·      Tes kesehatan (medical test), yaitu tes untuk mengetahui kesehatan pelamar.

b)     Wawancara

Tujuan wawancara pada umumnya, antara lain:

·         Memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat untuk bekerja.

·         Memastikan kebenaran data tertulis pelamar di dalam formulir lamaran.

·         Memastikan bahwa pelamar yang dipilih adalah orang yang tepat sesuai persyaratan yang telah ditetapkan.

·         Memberikan informasi kepada pelamar tentang perusahaan, tentang jenis pekerjaan dan jabatan yang tersedia.

·         Ajang promosi bagi perusahaan.

Umumnya ada dua jenis wawancara, yaitu:

·                Wawancara subjektif

Wawancara adalah salah satu bagian dari seleksi, tetapi terkadang dalam wawancara masih terjadi unsur subjektivitas. Walau bagaimanapun pewawancara juga manusia biasa, kadang pewawancara cenderung mellihat hal-hal negatif pada diri pelamar, ada rasa suka tidak suka, sehingga wawancara tidak berjalan secara objektif.

·                Wawancara objektif

Agar wawancara berlangsung secara objektif, harus memperhatikan hal-hal berikut.

-     Pewawancara bersikap netral, tidak berpihak pada salah satu pelamar, tidak membedakan suku, bangsa dan agama pelamar.

-     Pewawancara adalah seorang ahli dan mempunyai pengetahuan umum yang baik serta pengetahuan yang luas tentang perusahaan.

-     Pewawancara sebaiknya menyimak dengan baik setiap jawaban pelamar dan tidak bersikap acuh tak acuh.

-     Pewawancara sebaiknya mencatat semua hasil wawancara secara singkat, jelas dan sistematis.

-     Tempat wawancara sebaiknya di ruang tertutup dan diusahakan menciptakan suasana bersahabat, sehingga diharapkan pelamar bisa bebas mengemukakan pendapatnya.

5)     Penempatan personil kantor

Apabila seluruh proses seleksi telah ditempuh dan seorang pelamar telah diterima, pelamar tersebut memperoleh status sebagai karyawan dan kemudian ditempatkan di suatu bagian tertentu.

Menurut teori manajemen sumber daya manusia, penempatan tidak hanya berlaku bagi karyawan baru, tetapi berlaku pula bagi karyawan lama yang mengalami mutasi atau alih tugas.

c.      Tujuan seleksi

Tujuan seleksi adalah untuk memperoleh karyawan yang:

1)     Qualified dan profesional.

2)     Jujur dan disiplin.

3)     Inovatif dan bertanggung jawab.

4)     Cakap dengan penempatan yang tepat.

5)     Kreatif dan dinamis.

6)     Berdedikasi tinggi.

7)     Memenuhi syarat Undang-undang Perburuhan.

8)     Dapat bekerja sama.

9)     Dapat bekerja mandiri.

10)   Mudah berkembang.

11)   Mempunyai budaya dan perilaku malu.

d.     Cara-cara seleksi

Ada dua cara yang dikenal dalam melakukan seleksi karyawan baru, yaitu sebagai berikut.

1)  Nonilmiah

Seleksi nonilmiah, yaitu seleksi dilakukan tidak berdasarkan kepada standar-standar kriteria atau spesifikasi kebutuhan akan pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan atau berdasarkan pengalaman saja.

Unsur-unsur yang diseleksi secara nonilmiah, yaitu sebagai berikut.

a)  Surat lamaran bermaterai atau tidak.

b)  Ijazah terakhir sekolah formal dan ijazah dari kursus-kursus.

c)  Surat keterangan pengalaman pekerjaan.

d)  Surat referensi dari seseorang atau instansi sebagai bahan pertimbangan.

e)  Wawancara tatap muka/langsung.

f)   Penampilan secara fisik si pelamar (appearance).

g)  Garis keturunan si pelamar.

h)  Bentuk tulisan si pelamar.

Pada umumnya seleksi secara nonilmiah seringkali menimbulkan kesulitan atau kendala di kemudian hari, karena hasilnya kurang dapat dipercaya.

2)  Ilmiah

Seleksi ilmiah, yaitu seleksi yang didasarkan kepada job specification akan kebutuhan pekerjaan dan jabatan yang harus segera diisi berdasarkan kriteria-kriteria tertentu.

Unsur-unsur seleksi ilmiah, yaitu sebagai berikut.

a)  Berorientasi kepada kebutuhan nyata karyawan baru.

b)  Berorientasi kepada prestasi kerja.

c)  Berpedoman pada metode kerja yang jelas dan sistematis.

d)  Berdasarkan pada job analysis dan ilmu sosial lainnya.

e)  Berpedoman pada Undang-Undang Perburuhan.

e.      Kualifikasi seleksi

Kualifikasi dasar seleksi biasnya meliputi:

1)  Umur

Kualifikasi umur dapat mempengaruhi kondisi fisik, mental, kemampuan kerja, dan tanggung jawab seseorang.

2)  Keahlian

Keahlian akan menentukan mampu tidaknya seseorang menyelesaikan pekerjaan yang diberikan kepadanya.

3)  Pendidikan

Tingkat pendidikan akan mencerminkan kemampuan seseorang untuk menyelesaikan pekerjaan.

4)  Kesehatan fisik

Kondisi fisik karyawan yang sehat akan melancarkan pekerjaannya.

5)  Jenis kelamin

Jenis kelamin sebagai dasar untuk menentukan jenis pekerjaan, sifat pekerjaan, waktu pekerjaan dan peraturan perburuhan.

6)  Bakat

Bakat akan berhubungan dengan kreativitas dalam mengembangkan diri.

7)  Tampang/wajah

Wajah yang menarik bisa juga membantu keberhasilan seseorang dalam menduduki jabatan tertentu.

8)  Karakter

Karakter adalah sifat seseorang yang kemungkinan dapat diubah oleh lingkungan jabatannya atau oleh pendidikan.

9)  Pengalaman kerja

Karyawan yang berpengalaman mempunyai nilai lebih, karena telah siap kerja.

10)   Kejujuran

Kejujuran adalah hal yang penting dalam rangka pemberian tugas dan wewenang kepada seseorang.

11)   Kerja sama

Orang yang mampu bekerja sama merupakan kunci keberhasilan perusahaan dalam menjalankan usahanya.

12)   Kedisiplinan

Disiplin adalah etos kerja yang baik dalam meraih keberhasilan usaha.

13)   Inisiatif dan kreatif

Inisiatif dan kreatif merupakan hal yang penting, karena karyawan akan percaya diri dalam menyelesaikan pekerjaannya.

f.       Tingkatan seleksi

Tingkatan seleksi ada tiga, yaitu sebagai berikut.

1)  Seleksi tingkat pertama, mencakup semua tahapan seleksi sejak pembuatan surat lamaran sampai pelamar dinyatakan diterima.

2)  Seleksi tingkat kedua, dilakukan pada calon karyawan dengan status masa percobaan, lama masa percobaan biasanya 3 bulan, 6 bulan, atau 1 tahun.

3)  Seleksi tingkat ketiga, seleksi dengan mengikuti tahapan prajabatan, kemudian mereka akan dipromosikan menjadi karyawan tetap.

Jadi secara umum tahapan atau langkah-langkah pengadaan personil kantor, adalah sebagai berikut.

1)     Menetapkan perencanaan kepegawaian dengan menentukan penggolongan pekerjaan, analisis pekerjaan, gambaran pekerjaan, dan perincian pekerjaan

2)     Menentukan penarikan karyawan dari sumber-sumber tenaga kerja, baik intern maupun elstern.

3)     Membuat iklan lowongan kerja di berbagai media cetak dan elektronik beserta persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi pelamar.

4)     Menerima surat lamaran dari para calon tenaga kerja.

5)     Mengadakan seleksi atau penyaringan administatif dari surat lamaran yang masuk.

6)     Menentukan diterima atau tidaknya lamaran kerja yang masuk (atau dipilih yang memenuhi persyaratan).

7)     Menyiapkan segala perangkat seleksi.

8)     Melakukan pemanggilan bagi calon keryawan yang memenuhi syarat untuk mengikuti tes atau ujian

9)     Mengadakan seleksi karyawan, berupa tes lisan, tertulis, intelegensi, psikotes dan tes kesehatan jasmani.

10)   Memeriksa hasil tes dan melakukan ranking serta jumlah calon yang lulus.

11)   Memanggil calon karyawan yang lulus untuk mengikuti masa percobaan (masa orientasi)

12)   Mengangkat karyawan dengan Surat Keputusan, dalam status masa percobaan.

13)   Calon karyawan mengikuti orientasi masa percobaan.

14)   Melakukan penilaian selama calon karyawan mengikuti masa percobaan.

15)   Menentukan lulus tidaknya masa orientasi.

16)   Membuat Surat Keputusan Pengangkatan karyawan berstatus karyawan tetap.

17)   Menempatkan karyawan pada jenjang jabtan tertentu dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai karyawan tetap.

18)   Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap karyawan, agar para karyawan berkembang dan dapat bertahan bekerja.

6.         Syarat-Syarat Personil Administrasi

Secara umum persyaratan personil kantor meliputi persyaratan pengetahuan, keterampilan, dan kepribadian.

1)    Persyaratan Pengetahuan

Personil kantor harus dapat melakukan klasifikasi kriteria tertentu, di mana syarat-syarat pengetahuan biasanya mencakup pengetahuan yang mendasari suatu profesi tertentu. Persyaratan pengetahuan pada saat ini biasanya masih diukur dengan tingkat pendidikan formal, misalnya, SMP, SMA, SMK, DIII, S1 atau S2 dengan menunjukkan ijazah, sertifikat atau STTB. Hal ini dilakukan karena selama ini yang lazim berlaku, yaitu sesorang dianggap mempu mengerjakan suatu pekerjaan dan diterima sebagai karyawan kantor apabila telah mempunyai ijazah pendidikan terakhir yang sudah diselesaikannya.

2)    Persyaratan Keterampilan

Seorang karyawan kantor di bagian manapun dia ditempatkan, sudah seharusnya mempu melaksanakan semua pekerjaan yang diberikan kepadanya dengan baik dan benar. Mampu bekerja dengan baik dan benar adalah tuntutan karyawan dalam melaksanakan pekerjaan kantornya, berarti karyawan dituntut untuk melaksanakan suatu tugas pekerjaan dengan cermat dan terampil, sehingga pekerjaannya akan berhasil dan berkualitas tinggi.

Menurut The Liang Gie dalam buku Administrasi Perkantoran Modern, seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan administrasi tersebut telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan  yang mencakup enam pola kegiatan, yaitu:

a.    Menghimpun

b.    Mencatat

c.    Mengolah

d.    Menggandakan

e.    Mengirim

f.     Menyimpan

Personil kantor yang terampil adalah personil yang dapat bekerja sesuai dengan standar/ukuran-ukuran yang telah ditentukan. Artinya personil tersebut dapat bekerja sesuai dengan mutu, jumlah, dan waktu yang telah ditetapkan. Dengan demikian, apabila karyawan atau personil tersebut dapat bekerja melebihi standar yang telah ditetapkan, berarti dia adalah personil yang amat terampil, sebaliknya apabila personil tesebut bekerja tidak dapat memenuhi standar yang telah ditetapkan, berarti dia adalah personil yang kurang terampil atau belum terampil.

3)    Persyaratan Kepribadian

Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat seseorang. Kepribadian yang dimiliki oleh setiap orang akan berbeda-beda tergantung pada watak dan sifat orang tersebut karena setiap orang mempunyai ciri khas masing-masing. Ciri-ciri tersebut akan selalu melekat pada dirinya. Hal ini akan tampak dalam tingkah laku, perbuatan, dan sikap sehari-hari dalam bergaul dan bekerja.

Ciri-ciri biasanya menyangkut hal-hal sebagai berikut.

-        Cara berbicara dan cara berjalan.

-        Sikap badan pada saat duduk.

-        Sikap luwes dan cara berbusana yang serasi yang disesuaikan dengan waktu dan acaranya.

-        Sikap bersih dan rapi.

-        Sikap yang berkaitan dengan menjaga kesehatan diri.

-        Sikap yang berkaitan dengan kemampuan dari keterampilan dalam bekerja.

-        Sifat agamis yang berkaitan dengan segi kerohanian.

Syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang personil kantor, yaitu sebagai berikut.

a.    Loyalitas.

b.    Tekun dan rajin.

c.    Kesabaran.

d.    Kerapian.

e.    Dapat menyimpan rahasia.

7.         Pelatihan dan pengembangan Personil Kantor

1)    Pengertian Pelatihan dan Pengembangan

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), pelatihan adalah proses, cara, perbuatan melatih. Berikut ini ada beberapa pengertian lain tentang pelatihan, yaitu sebagai berikut.

a.    Pelatihan adalah suatu kegiatan dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan keterampilan personil/karyawan kantor untuk melaksanakan pekerjaan kantor.

b.    Pelatihan adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh perusahaan/instansi pemerintah atau swasta yang bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan, dan mental personil kantor dalam melaksanakan pekerjaan.

c.    Menurut Instruksi Presiden No. 15 tahun 1974, pelatihan adalah bagian pendidikan yang menyangkut proses belajar untuk memperoleh dan meningkatkan keterampilan di luar sistem pendidikan yang berlaku dalam waktu relatif singkat dengan metode yang lebih mengutamakan praktik daripada teori.

Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pelatiahn adalah kegiatan peningkatan kemampuan dan keterampilan teknis karyawan untuk melaksankan pekerjaannya.

Menurut Wexley dan Yukl dalam buku Perilaku Organisasi dan Psikologi Persoanlia, Pengembangan adalah peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas hubungan manusia (human relation) bagi karyawan tingkat menengah dan atas (tingkat manajerial)

2)    Manfaat Pelatihan

 Ada beberapa manfaat pelatihan, yaitu sebagai berikut.

a.    Pelatihan dapat meningkatkan kinerja personil/karyawan kantor.

b.    Dengan pelatihan, karyawan dapat berkembang dengan lebih cepat dan lebih baik.

c.    Pelatihan dapat memperbaiki cara kerja karyawan, sehingga dapat menyesuaikan dengan perkembangan organisasi dan aktivitas kerja.

d.    Dengan pelatihan, karyawan akan mampu bekerja dan melaksanakan tugas dengan baik, efisien dan efektif

e.    Dengan pelatihan, karyawan diberi kesempatan untuk mengembangkan potensi diri.

f.     Pelatihan diharapkan mampu meningkatkan etos kerja karyawan dan meningkatkan produktivitas perusahaan.

3)    Jenis dan Tujuan Pelatihan

Tujuan pelatihan berhubungan erat dengan jenis-jenis pelatihan itu sendiri, yaitu sebagai berikut.

a.    Supervisory training

Supervisory training adalah pelatihan yang bertujuan membantu perusahaan untuk memimbing para karyawan, di mana para peseta pelatihan ditugaskan sebagai instruktur untuk melatih para karyawan, Peserta juga mendapatkan pengawasan dan penilaian.

b.    Administrative training

Administrative training adalah pelatihan yang bertujuan memberikan pengetahuan tentang bagaimana mempraktikkan teknik-teknik kerja yang berhubungan dengan pekerjaan kantor.

c.    Office Method training

Office Method training adalah pelatihan yang bertujuan melatih karyawan tentang bagaimana cara-cara melakukan pekerjaaan yang rutin, khususya bidang kesekretariatan.

d.    Refreshing training

Refreshing training adalah pelatihan yang bertujuan memberikan penyegaran atas informasi tentang pekerjaan yang dimiliki oleh keryawan sebelumnya.

Di samping mempunyai tujuan yang berbeda seperti yang disebutkan di atas, pelatihan juga pada hakikatnya mempunyai kesamaan  tujuan, yaitu sebagai berikut.

1)    Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan.

2)    Mengembangkan keahlian karyawan agar dapat bekerja secara efisien dan efektif.

3)    Mengubah dan membentuk sikap karyawan.

4)    Mengembangkan semangat, kesenangan, dan kemauan kerja karyawan.

5)    Memudahkan pengawasan terhadap karyawan.

4)    Prinsip-Prinsip Pelatihan

Untuk mencapai target dan tujuan pelatihan, pelaksanaannya harus didasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut.

a.   Prinsip perbedaan individu

Dalam melaksanakan pelatihan, harus diperhatikan perbedaan-perbedaan individu para peserta pelatihan. Misalnya pebedaan kemampuan, pebedaan tingkat pendidikan, perbedaan minat, dan perbedaan pengalaman.

b.   Prinsip pengembangan karyawan

Untuk pengembangan karyawan, dalam hal keterampilan, kemampuan, dan pengetahuan harus dilakukan pendidikan dan pelatihan karyawan.

5)    Komponen Pelatihan dan Pengembangan

Komponen pelatihan dan pengembangan adalah sebagai berikut.

a.   Sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan harus terukur dan jelas.

b.   Materi pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan sasaran dan tujuan yang akan dicapai

c.   Metode pelatihan dan pengembangan harus sesuai dengan kemampuan peserta pelatihan.

d.   Peserta pelatihan harus memenuhi persyaratan yang telah ditentukan.

e.   Para pelatih ((trainers) harus memiliki kualifikasi yang memenuhi syarat.

6)    Prinsip-Prinsip Perencanaan Pelatihan dan Pengembangan

MC. Gehee (1979), merumuskan peinsip-prinsip perencanaan pelatihan dan pengembangan sebagai berikut.

a.   Materi harus diberikan secara sistematis dan bertahap.

b.   Tahapan-tahapan tersebut harus disesuaikan dengan tujuan yang hendak dicapai.

c.   Trainers/pelatih harus mampu memotivasi dan menyebarkan respon yang berhubungan dengan serangkaian materi pelajaran.

d.   Adanya penguat untuk membangkitkan respon positif dari peserta.

e.   Menggunakan konsep shaping (pembentukan) prilaku.

7)    Tahapan-Tahapan Penyusunan Pelatihan dan Pengembangan

Tahapan-tahapan penyusunan pelatihan dan pemngembangan adalah sebagai berikut.

a.   Menetapkan sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan.

b.   Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan

c.   Menetapkan metode pelatihan dan pengembangan

d.   Menetapkan kriteria keberhasilan beserta alat ukurnya.

e.   Melakukan percobaan (try out) dan melakukan revisi.

f.    Mengevaluasi hasil pelatihan dan pengembangan.

8)    Tujuan Pelatihan dan Pengembangan

Adapun tujuan pelatihan dan pengembangan adalah sebagai berikut.

a.   Meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja.

b.   Meningkatkan ketetapan sumber daya manusia.

c.   Meningkatkan sikap moral dan semangat kerja.

d.   Meningkatkan rangsangan agar karyawan dapat berprestasi maksimal.

e.   Meningkatkan penghayatan jiwa dan ideologi.

f.    Meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja.

g.   Meningkatkan perkembangan karyawan.

h.   Menghindarkan keusangan.

9)    Faktor-faktor yang Harus Diperhatikan Dalam Pelatihan dan Pengembangan

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pelatihan dan pengembangan adalah sebagai berikut.

a.   Perbedaan masing-masing karyawan.

b.   Hubungan dengan analisis jabatan.

c.   Motivasi.

d.   Partisipasi aktif.

e.   Seleksi peserta pelatihan.

f.    Metode pelatihan dan pengembangan.

10)  Kebutuhan Pelatihan dan Pengembangan

Menurut Ernest J. Mc Cormick dalam buku industri dan organisasi psikologi, kebutuhan terhadap program pelatihan dan pengembangan adalah bahwa organisasi/perusahaan perlu melibatkan sumber daya (karyawannya) pada aktivitas pelatihan, jika hal itu merupakan keputusan terbaik dari manajer. Pelatihan diharapkan dapat memodifikasi perilaku karyawan dan dapat mendukung tujuan organisasi, seperti produksi, distribusi, distribusi barang, dan pelayanan yang lebih efisien, menekan biaya operasi serta meningkatkan kualitas karyawan.

8.         Mutasi Personil Administrasi

1.   Pengertian Mutasi

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), mutasi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain. Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa mutasi adalah proses pemindahan posisi/jabatan/tempat/pekerjaan seorang karyawan, baik secara horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun vertikal (promosi dan demosi) dalam suatu organisasi.

Mutasi seringkali dilakukan atas keinginan/kebutuhan perusahaan atau atas keinginan karyawan sendiri.

a.      Mutasi atas keinginan perusahaan

Alasan mutasi yang dilakukan atas keinginan perusahaan, antara lain sebagai berikut.

1)  Perusahaan tengah melakukan upaya untuk menjamin kelangsungan pekerjaan karyawan tersebut dan ingin menunjukkan kepada karyawan tersebut bahwa mutasi bukan bentuk hukuman kepada karyawan yang bersangkutan.

2)  Perusahaan ingin meyakinkan, bahwa karyawan tersebut tidak akan diberhentikan apabila kurang cakap atau tidak mampu bekerja.

3)  Mutasi dilakukan untuk penyegaran suasana tempat kerja, menghindari rasa jenuh karyawan pada pekerjaan dan jabatan yang itu-itu saja.

b.      Mutasi atas keinginan karyawan sendiri

Alasan mutasi atas keinginan karyawan sendiri, antara lain:

1)  Karyawan merasa sudah tidak sesuai lagi dengan bidang tugas dan jabatannya.

2)  Karyawan merasa bahwa tempat/lingkungan kerja sudah tidak sesuai dengan keinginan dan kondisi fisiknya.

3)  Karyawan yang bersangkutan merasa tidak bisa bekerja sama lagi dengan teman sekerjanya atau bahkan dengan atasannya.

2.   Cara Mutasi

Mutasi dalam suatu organisasi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu secara horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa) dan secara vertikal (promosi dan demosi).

a.    Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa)

Rotasi kerja/mutasi biasa adalah pemindahan karyawan dari satu posisi/jabatan/tempat/pekerjaan ke posisi/jabatan/tempat/pekerjaan yang lain yang setara tanpa diikuti dengan kenaikan atau penurunan jabatan.

Manfaat rotasi kerja/mutasi biasa, antara lain:

1)  Untuk memenuhi kekurangan karyawan di bagian lain, sehingga tidak perlu mengambil tenaga kerja dari luar.

2)  Untuk memenuhi keinginan karyawan, disesuaikan dengan minat, keahlian, dan bidang tugas dan kemampuannya.

3)  Untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan karyawan terhadap pekerjaan, jabatan, dan suasana tempat kerja.

4)  Untuk memberikan motivasi kepada karyawan dalam mengembangkan kemampuannya.

b.    Vertikal (promosi dan demosi)

1)      Promosi

a)    Pengertian promosi

Promosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai dengan wewenang, dan tanggung jawab yang lebih besar.

Promosi dapat juga diartikan sebagai berikut.

·         Promosi adalah perubahan dalam kekuasaan, derajat, dan pangkat.

·         Promosi adalah perubahan jabatan lama ke jabatan baru yang lebih tinggi tanggung jawab dan kekuasaannya.

·         Promosi adalah kenaikan pangkat/jabatan yang disertai dengan kekuasaan dan tanggung jawab sebelumnya.

·         Promosi adalah kemajuan seorang karyawan dalam melaksanakan tugas, sehingga diberi tugas dan tanggung jawab yang lebih besar lagi dengan gaji yang lebih besar pula.

b)    Manfaat promosi

Manfaat promosi adalah sebagai berikut.

·         Untuk meningkatkan semnagat dan gairah kerja karyawan.

·         Untuk menciptakan persaingan yang sehat antar karyawan dalam melaksanakan tugas pekerjaan.

·         Untuk membina jenjang karir karyawan.

·         Untuk mengembangkan kemampuan karyawan.

·         Untuk mengisi formasi jabatan tertentu dengan memanfaatkan sumber daya manusia dari dalam/internal perusahaan.

·         Sebagai jaminan bagi karyawan, bahkan setiap karyawan akan diberi kesempatan untuk maju.

c)    Syarat-syarat promosi

Syarat-syarat promosi adalah sebagai berikut.

·         Ada formasi/lowongan jabatan, biasanya karena ada karyawan yang mengundurkan diri, pindah, pensiun, atau meninggal dunia.

·         Karyawan yang bersangkutan sudah memenuhi syarat yang telah ditetapkan dalam analisis jabatan.

·         Karyawan tersebut telah lulus seleksi.

·         Karyawan mempunyai kemampuan/kecakapan untuk mengisi posisi/jabatan tersebut.

·         Promosi harus dilakukan sesuai program yang telah disusun dan sesuai dengan kebijakan urusan kepegawaian.

·         Promosi dilakukan berdasarkan metode penilaian objektif.

·         Kebijakan pelaksanaan program promosi harus terbuka dan disampaikan kepada seluruh karyawan.

d)    Evaluasi promosi

e)    Senioritas dalam promosi

f)     Mempersiapkan calon yang akan dipromosikan

g)    Pengaruh-pengaruh dalam melaksanakan promosi

2)    Demosi

Demosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah dalam suatu organisasi, sehingga wewenang, tanggung jawab, pendapatan, dan statusnya pun lebih rendah. Hal ini biasanya terjadi karena karyawan tersebut tidak mampu melaksanakan pekerjaannya.

Pada dasarnya penurunan jabatan terjadi karena beberapa hal, antara lain:

a.    Karyawan melakukan tindakan yang merugikan perusahaan, sehingga perlu diberikan hukuman.

b.    Membangkang, contohnya: karyawan menolak jabatan baru, ingin tetap di jabatan yang lama. Hal ini terjadi karena jabatan baru tidak cocok (misal:secara fisik tidak sanggup, beban tanggung jawab terlalu besar, atau gaji tidak sesuai).

c.    Perusahaan tengah mengalami krisis keuangan sehingga perusahaan melakukan reorganisasi atau perampingan karyawan, untuk penghematan, beberapa karyawan diberi jabatan lebih rendah.

d.    Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja, di aman supply (penawaran) melebihi demand (permintaan).

e.    Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan pekerjaannya.

3.   Macam-Macam Mutasi

Mutasi dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu sebagai berikut.

a.    Ditinjau dari tempat kerja karyawan:

1)      Mutasi antarurusan.

2)      Mutasi antarseksi.

3)      Mutasi antarbagian.

4)    Mutasi antarbiro.

5)    Mutasi antarinstansi.

b.    Ditinjau dari tujuan dan maksud mutasi:

1)      Production transfer, yaitu mutasi pada jabatan yang sama, karena produksi di tempat yang lama menurun.

2)      Replacement transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang sudah lama dipegang ke jabatan yang sama di bagian lain, untuk menggantikan karyawan yang belum lama bekerja atau karyawan yang diberhentikan.

3)      Versatility transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang satu ke jabatan lain untuk menambah pengetahuan karyawan yang bersangkutan.

4)      Shift transfer, yaitu mutasi dalam jabatan yang sama. Misalnya, shift A (malam) pindah ke shift B (pagi).

5)      Remedial transfer, yaitu mutasi karyawan ke bagian mana saja untuk memupuk dan memperbaiki kerja sama antarkaryawan.

c.    Ditinjau dari masa kerja karyawan:

1)    Temporary transfer, yaitu mutasi yang bersifat sementara untuk mengganti karyawan yang cuti atau berhalangan.

2)    Permanent transfer, yaitu mutasi yang bersifat tetap.

6.    Pemberhentian Personil Administrasi

Pemberhentian atau pemutusan hubungan kekrja berarti berakhirnya ikatan antara karyawan dengan organisasi/perusahaan. Artinya tidak ada hak dan kewajiban antara kedua belah pihak, kecuali kalau organisasi/perusahaan menerapkan kebijakan pensiun dan dana hari tua (pesangon) atau asuransi hari tua atas karyawannya.

1.    Penyebab Terjadinya Pemutusan Hubungan Kerja

Ada beberapa penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja (PHK), yaitu karena hal berikut.

a.   Pemberhentian atas kehendak perusahaan, karena karyawan yang bersangkutan melakukan kesalahan fatal terhadap perusahaan (misalnya: melakukan korupsi/tindak pidana penipuan).

b.   Pemberhentian dilakukan perusahaan dalam rangka melaksanakan perampingan/pengurangan karyawan, karena perusahaan mengalami kerugian secara terus-menerus

c.   Pemberhentian karena permintaan sendiri/atas inisiatif sendiri.

d.   Pemberhentian karena sudah mencapai usia pensiun.

e.   Pemberhentian karena sakit, sehingga tidak dapat melaksanakan tugas lagi.

f.    Pemberhentian karena tidak cakap jasmani dan rohani.

g.   Pemberhentian karena melakukan pelanggaran peraturan disiplin karyawan.

h.   Pemberhentian karena meninggal dunia.

i.    Pemberhentian karena terkena wajib militer.

j.    Pemberhentian karena tersangkut partai terlarang.

Pemutusan hubungan kerja atas inisiatif karyawan dapat pula terjadi karena berbagai alasan seperti, tiba-tiba cacat dalam dinas sehingga tidak dapat bekerja lagi, kondisi badang karyawan kurang menguntung atau sudah lanjut usia.

Pemberhentian dengan permintaan sendiri harus membuat permohonan tertulis yang mencantumkan alasan-alasan mengapa karyawan mengajukan berhenti. Surat permohonan mengundurkan diri tersebut ditujukan kepada organisasi melalui unit kepegawaian.

Tingkatkan pemberhentian dari pihak perusahaan ada dua macam, yaitu sebagai berikut.

1.    Pemberhentian dengan hormat. Misalnya karena karyawan mencapai usia pensiun.

2.    Pemberhentian tidak hormat. Misalnya karena karyawan melakukan kesalahan fatal dalam melakukan tugas. Pemberhentian ini disebut juga pemecatan.

Dampak dari pemutusan hubungan kerja biasanya membawa akibat beban kewajiban pada perusahaan, karena perusahaan diwajibkan memberikan pesangon sesuai peraturan pemerintah, terkecuali pemutusan hubungan kerja tersebut karena karyawan dipecat secara tidak hormat (seperti tersebut di atas), pihak perusahaan bisa saja tidak diwajibkan memberikan pesangon kepada karyawan yang dipecat tersebut. Ini artinya tidak semua PHK memberikan beban kewajiban kepada perusahaan.

            Hak dan Kewajiban Personil Kantor yang Diberhentikan

Pemberhentian karyawan swasta, lazim disebut PHK dan pemberhentian karyawan negeri, lazim disebut pensiun, akan menimbulkan hak bagi karyawan dan kewajiban bagi perusahaan/instansi.

Hak dan kewajiban tersebut biasanya berupa uang pesangon, uang jasa, dan uang ganti rugi untuk karyawan swasta dan uang pensiun untuk karyawan negeri. Akan tetapi ada juga pemberhentian yang dapat membatalkan hak dan kewajiban tersebut. Misalnya, karyawan yang diberhentikan dengan tidak hormat karena melakukan pelanggaran atau kesalahan fatal. Otomatis karyawan tersebut tidak mendapatkan ganti rugi, baik uang pesangon, uang jasa, maupun uang pensiun. Besarnya ganti rugi atau pesangon akibat pemberhentian, sudah diatur melalui Peraturan Menteri Tenaga Kerja No. PER-04/MEN/1986, yaitu sebagai berikut.

a.   Uang Pesangon

Besarnya uang pesangon ditetapkan sebagai berikut.

1)    Masa kerja kurang dari 1 tahun adalah 1 bulan upah bruto/kotor.

2)    Masa kerja 1 tahun atau lebih tetapi kurang dari 2 tahun adalah 2 bulan upah bruto.

3)    Masa kerja 2 tahun atau lebih tetapi kurang dari 3 tahun adalah 3 bulan upah bruto.

4)    Masa kerja 3 tahun atau lebih tetapi kurang dari 4 tahun adalah 4 bulan upah bruto.

5)    Masa kerja 4 tahun atau lebih tetapi kurang dari 5 tahun adalah 5 bulan upah bruto.

Untuk Pensiun Pegawai Negeri, ditetapkan sebagai berikut.

1)    Apabila yang bersangkutan masih hidup, pembayarannya sebesar 75% dari gaji pokok.

2)    Untuk istri atau suami yang ditinggal, sebsar 40% x 75% dari gaji pokok.

3)    Untuk anak yang ditinggal, sebesar 25% x 75% dari gaji pokok.

b.   Uang Jasa

Besarnya uang jasa ditetapkan sebagai berikut.

1)    Masa kerja 5 tahun atau lebih tetapi kurang dari 10 tahun adalah 2 bulan upah bruto.

2)    Masa kerja 10 tahun atau lebih tetapi kurang dari 15 tahun adalah 3 bulan upah bruto.

3)    Masa kerja 15 tahun atau lebih tetapi kurang dari 20 tahun adalah 4 bulan upah bruto.

4)    Masa kerja 20 tahun atau lebih tetapi kurang dari 25 tahun adalah 5 bulan upah bruto.

5)    Masa kerja 25 tahun atau lebih adalah 6 bulan upah bruto.

c.   Uang Ganti Rugi

1)    Menurut pasal 10 ayat 4 UU No. 24 tahun 1969, ketentuan pemberian uang ganti rugi adalah “Kepada tenaga kerja yang mendapat kecelakaan dan atau penderita penyakit akibat pekerjaan, berhak atas ganti rugi perawatan dan rehabilitasi”.

Dalam hal ini seorang tenaga kerja meninggal dunia akibat kecelakaan atau penyakit akibat pekerjaan, ahli warisnya berhak menerima ganti rugi dan besar kecilnya ganti kerugian diatur oleh undang-undang.

2)    Menurut UU Kecelakaan tahun 1951, sebagai berikut:

a)    Sementara tidak mampu bekerja, uang tunjangan besarnya sama dengan upah tiap-tiap hari, terhitung mulai pada hari buruh tidak menerima upah lagi, baik penuh maupun sebagian dibayar paling lambat 120 hari. Jikalau sudah lewat 120 hari buruh itu belum mampu bekerja, maka uang tunjangan itu menjadi 50% dari upah sehari untuk tiap-tiap hari dan dibayar selama buruh tidak mampu bekerja.

b)    Tidak mampu bekerja selama-lamanya, sebagian uang tunjangan, karena itu ditetapkan sekian % dari upah sehari untuk tiap-tiap hari.

DAFTAR PUSTAKA

Depatemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1990.  Kamus Besar Bahasa Indonesia.  Jakarta, Penerbit Balai Pustaka.

Basir Barthos. 1997. Manajemen Kerasipan. Jakarta: Penerbit Bumi Aksara

Hadi Abu Bakar. 1996. Pola Kearsipan Modern: System Kartu Kendali.  Jakarta: Jambatan Ika Widiyanti, 2014. Administrasi Perkantoran.Jakarta: Yudistira

Komaruddin. 1993  Manajemen Kantor (Teori dan Praktek).  Bandung: Trigenda Karya.

Moekijat. 2008 Administrasi Perkantoran. Bandung: VV Mandar Maju.

Susanto, s. 2001 Administrasi Kantor Manajemen dan Aplikasi.  Jakarta: Djambatan.

Sri Endang R, Sri Mulyani, Suyetty. 2010. Modul Memahami Prinsip-prinsip Administrasi  Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta:  Erlangga

Sri Endang R, Sri Mulyani, Suyetty. 2009.  Modul Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar (mail Handling). Jakarta:  Erlangga

The Liang Gie. 2007  Administrasi Perkantoran Modern, Edisi keempat. Yogjakarta: Liberty.

Widyatmini dan aperaningrum Izzati. 1991  Pengantar Organisasi dan Metode. Jakarta: Universitas Gunadarma.

Winardi. 1992. Manajemen Perkantoran system dan Prosedur. Bandung: Tarsito.