STRUKTUR ORGANISASI

MEMILIH BENTUK STRUKTUR ORGANISASI

Struktur Organisasi

Pembagian kerja dalam organisasi kantor dapat dirinci dalam sebuah struktur organisasi (desain organisasi). Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu kerangka dan tata susunan perwujudan pola tetap hubungan antara tiap bagian, fungsi-fungsi, serta posisi atau orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Selain menjelaskan pembagian tugas dan wewenang setiap pegawai, struktur organisasi juga bertujuan agar tanggung jawab dan wewenang tersebut dapat berjalan dengan biak tanpa ada tumpang tindih.

Berikut ini adalah pengertian struktur organisasi menurut pendapat beberapa ahli.

1.   Robbins (2007) mendefinisikan struktur organisasi sebagai penentuan pembagian dan pengelompokkan pekerjaan secara formal.

2.   Ivancevich (2008) mendefinisikan struktur organisasi sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi.

3.   Gibson menyatakan bahwa struktur organisasi merupakan pola formal kegiatan dan hubungan di antara berbagai sub-subunit dalam sebuah organisasi.

Menurut Gibson, struktur organisasi dapat dijelaskan sebagai berikut.

a.      Bagan dari susunan kotak-kotak yang berarti struktur yang bersifat statis.

b.      Hubungan kegiatan yang merupakan struktur yang bersifat dinamis.

4.   Mullins (1993) mendefinisikan struktur organisasi sebagai pekerjaan dan tanggung jawab, aturan kerja dan hubungan, serta jalur komunikasi. Menurut Mullins, pembentukan struktur organisasi dapat membagi pekerjaan antaranggota organisasi dan mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan sehingga semua anggota organisasi dapat diarahkan untuk mencapai tujuan organisasi.

5.   Wagner III dan Hollenbeck (1995) mendefinisikan struktur organisasi sebagai jaringan yang relatif stabil dari hubungan antara personel dan tugas membentuk sebuah organisasi.

Fungsi atau kegunaan struktur dalam sebuah organisasi antara lain sebagai berikut.

1.   Menjelaskan kedudukan seseorang dalam struktur organisasi sehingga mudah melakukan koordinasi di setiap bagian dan fungsi orang yang dipercayakan dalam suatu organisasi.

2.   Menguraikan pembagian kerja sehingga memudahkan pimpinan untuk melakukan monitoring dan pengendalian. Begitu juga bawahan, dengan uraian tugas yang jelas akan lebih fokus untuk melaksanakan suatu pekerjaan.

3.   Menunjukkan hubungan antarbagian atau posisi dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab.

4.   Memberikan gambaran tanggung jawab setiap anggota terhadap pimpinan atau atasan yang telah memberikan kewenangan yang harus dipertanggungjawabkan.

1.   Bentuk-Bentuk Organisasi

Berdasarkan pola hubungan kerja, alur wewenang, dan tanggung jawabnya, struktur organisasi dapat dibedakan menjadi bentuk-bentuk berikut ini.

1)  Organisasi Garis/Lini

Dalam bentuk ini, organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat atau jenjang yang diperlukan. Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung kepada para pemimpin unit pada tata jenjang organisasi. Setiap pemimpin unit memegang wewenang dan tanggung jawab penuh

Sumber : http://ilmumanajemenindustri.com

Gambar 4.1 Contoh struktur organisasi garis/lini

Terhadap bidang kerja unitnya. Semua pegawai pada unit tersebut menerima instruksi dan petunjuk langsung dari pimpinan unit dan langsung mempertanggungjawabkannya kepada pimpinan unit.

Pada bentuk organisasi garis/lini, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan secara lurus dan vertikal melalui saluran tunggal sehingga bentuk struktur organisasinya lebih sederhana.

Kelebihan dari bentuk organisasi ini, yaitu:

a.      Kesatuan perintah lebih terjamin karena pimpinan berada pada satu tangan,

b.      Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat,

c.      Rasa kesetiakawanan antarpegawai lebih tinggi karena lebih saling kenal.

Sementara itu, kekurangan dari bentuk organisasi ini, yaitu:

a.      Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang. Jika pimpinan tidak mampu memimpin, kelangsungan organisasi tersebut dapat terancam jatuh atau bahkan hancur,

b.      Biasanya pimpinan cenderung otoriter,

c.      Pegawai lebih sulit untuk berkembang.

2)   Organisasi Garis dan Staf

Pada organisasi garis dan staf, pimpinan organisasi mengangkat tenaga staf untuk membantu pelaksanaan semua pekerjaan yang sangat luas. Pada bentuk ini, unit-unit organisasi disusun menurut bentuk lurus/garis, tetapi pada unit pimpinan ditambah tenaga staf sebagai tenaga ahli perorangan atau suatu unit khusus yang bertugas memberikan bantuan-bantuan keahlian kepada pimpinan organisasi.

Kelebihan dari struktur organisasi ini, yaitu:

a.   Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staf ahli,

b.   Cocok digunakan untuk organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas,

c.   Lebih mudah untuk menerapkan “The right man on the right place”.

Sementara itu, kekurangan dari struktur organisasi ini, yaitu:

a.   Kesetiakawanan antarpegawai sulit dibina karena luasnya organisasi sehingga pegawai tidak saling mengenal.

b.   Koordinasi sulit dilakuakan karena rumitnya susunan organisasi.

Sumber : http://ilmumanajemenindustri.com

Gambar 4.2 Contoh struktur organisasi garis/lini dan staf

3)   Organisasi Fungsional

Pada organisasi fungsional, seorang pimpinan tidak mempunyai bawahn yang jelas karena setiap pimpinan berwenang untuk memberikan perintah kepada setiap bawahan jika ada hubungannya dengan fungsi pimpinan tersebut. Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin, tetapi sulit untuk melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan).

Kelebihan dari struktur organisasi ini, yaitu:

a.   Pembagian tugas-tugas menjadi lebih jelas,

b.   Spesialisasi pegawai lebih dapat dikembangkan,

c.   Spesialisasi pegawai dapat dimanfaatkan lebih maksimal, karena masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya.

Sementara itu, kekurangan struktur organisasi ini, yaitu:

a.   Sulit untuk melakukan tour of duty karena para pegawai telah terspesialisasi,

b.   Para pegawai lebih mementingkan spesialisasinya sehingga sulit melakukan koordinasi,

c.   Tidak ada kesatuan perintah karena pegawai dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan.

Sumber : http://ilmumanajemenindustri.com

Gambar 4.3 Contoh struktur organisasi fungsional

 

DAFTAR PUSTAKA

Depatemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1990.  Kamus Besar Bahasa Indonesia.  Jakarta, Penerbit Balai Pustaka.

Basir Barthos. 1997. Manajemen Kerasipan. Jakarta: Penerbit Bumi Aksara

Hadi Abu Bakar. 1996. Pola Kearsipan Modern: System Kartu Kendali.  Jakarta: Jambatan Ika Widiyanti, 2014. Administrasi Perkantoran.Jakarta: Yudistira

Komaruddin. 1993  Manajemen Kantor (Teori dan Praktek).  Bandung: Trigenda Karya.

Moekijat. 2008 Administrasi Perkantoran. Bandung: VV Mandar Maju.

Susanto, s. 2001 Administrasi Kantor Manajemen dan Aplikasi.  Jakarta: Djambatan.

Sri Endang R, Sri Mulyani, Suyetty. 2010. Modul Memahami Prinsip-prinsip Administrasi  Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta:  Erlangga

Sri Endang R, Sri Mulyani, Suyetty. 2009.  Modul Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar (mail Handling). Jakarta:  Erlangga

The Liang Gie. 2007  Administrasi Perkantoran Modern, Edisi keempat. Yogjakarta: Liberty.

Widyatmini dan aperaningrum Izzati. 1991  Pengantar Organisasi dan Metode. Jakarta: Universitas Gunadarma.

Winardi. 1992. Manajemen Perkantoran system dan Prosedur. Bandung: Tarsito.